Software per la gestione degli ordini di lavoro

Il nostro software di sistema di gestione degli ordini di lavoro ben progettato semplifica la gestione dell'intero processo dell'ordine di lavoro dall'inizio alla fine. Con pochi clic è possibile inserire, approvare e inviare un ordine di lavoro al tecnico competente.

Cos'è un ordine di lavoro?

Gli ordini di lavoro rappresentano una parte fondamentale della gestione delle operazioni di manutenzione di un'organizzazione. Un ordine di lavoro è una richiesta formale di manutenzione, riparazione o attività che devono essere eseguite e delinea i processi e le procedure per il completamento di tali attività. Sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS) il software automatizza e semplifica questi processi dall'inizio dell'attività fino al completamento.

Caratteristiche del nostro software di gestione degli ordini di lavoro

Con il nostro software di gestione degli ordini di lavoro puoi:

Definire chiaramente istruzioni dettagliate su ciò che deve essere fatto.
Crea, aggiorna e gestisci ordini di lavoro da un computer, smartphone o dispositivo mobile.

Allega fatture, documenti, schemi, diagrammi, file o foto agli ordini di lavoro.
Accedi ai manuali.
Allega note.
Fornisce collaborazione in tempo reale tra i membri del team.
Identificare e registrare i numeri di parte.
Registra l'ora di inizio e l'ora di fine.
Gestire i tempi di inattività degli asset, spese, materiali, ecc.
Accedi e gestisci inventario.
Creare liste di controllo per garantire che i processi siano seguiti.
E molto di più.

Richiesta di servizio (richiesta di lavoro) e ordine di lavoro

A Richiesta servizio (nota anche come richiesta di lavoro) è una richiesta per un'attività di manutenzione inviata da un membro del personale non addetto alla manutenzione o da un cliente. Quando una richiesta di servizio viene approvata dal team di manutenzione, assegnerà un tecnico e pianificherà l'attività e verrà creato un ordine di lavoro.

Un ordine di lavoro è un'autorizzazione concessa al team di manutenzione per eseguire attività di manutenzione.

Ordini di lavoro passati e presenti

Sono sicuro che alcuni di voi si staranno chiedendo come il vostro attuale processo di gestione degli ordini di lavoro sia all'altezza della tecnologia odierna. Diamo un'occhiata ad alcuni dei processi per vedere come si misurano:

Carta E Penna

Il sistema di gestione degli ordini delle pratiche burocratiche esiste da molto tempo ed è facile da usare, ma ha funzioni limitate nell'ambiente in cui viviamo oggi. Grazie alla facilità d'uso, è necessaria una formazione minima e si dispone sempre di una traccia cartacea.

Qualcosa di così facile e semplice da usare presenta molti difetti. Gli ordini di documenti sono soggetti a essere archiviati in modo errato, persi o danneggiati. Richiedono molto tempo quando cerchi di trovare, recuperare e ordinare gli ordini di documenti. Gli ordini di pratiche burocratiche sono soggetti a incoerenze e imprecisioni dovute a errori umani: parole errate, grafia illeggibile, scrittura con la cifra sbagliata di un numero di risorsa o specificando la quantità sbagliata di tempo necessario per completare un lavoro. Con carta e penna non è possibile identificare o correggere facilmente questi errori.

Completare gli ordini di lavoro con carta e penna richiede molto tempo e il tempo di risposta complessivo per completare il lavoro è più lento utilizzando questo metodo. Con carta e penna, inizi il processo ricevendo l'ordine di lavoro dal tuo manager in persona, quindi devi cercare eventuali disegni, manuali o guide per la risoluzione dei problemi e sfogliare tutta questa documentazione, quindi ora sei pronto per andare a la posizione del attività per eseguire il lavoro. Una volta sul posto, potrebbe essere necessario individuare eventuali pezzi di ricambio, il che significa un altro viaggio di ritorno allo stabilimento per controllare l'inventario. Una volta completato il lavoro, sei quindi pronto per compilare l'ordine di lavoro e chiuderlo; quindi devi tornare dal tuo manager per consegnarlo a mano in modo che tu possa fargli sapere che il lavoro è stato completato. Quindi l'ordine di lavoro viene firmato e archiviato. Il processo si ripete per ogni lavoro. Questo processo del flusso di lavoro non è efficiente e costa molto tempo e denaro a lungo termine.

Fogli di calcolo Excel

Con la crescita del settore informatico, le aziende hanno iniziato a passare da carta e penna all'utilizzo di fogli di calcolo per gestire i propri ordini di lavoro. Questo modo digitale di gestire gli ordini di lavoro è stato facile da configurare e non era necessario essere un esperto per utilizzare lo strumento di base. Utilizzando i fogli di calcolo per gestire gli ordini di lavoro, le organizzazioni hanno meno probabilità di danneggiare o perdere file. Ora è più semplice condividere informazioni con i membri del team, cercare informazioni, creare report e ridurre il numero di viaggi di ritorno allo stabilimento.

Sebbene i fogli di calcolo siano un passo avanti rispetto a carta e penna, esistono ancora a molti problemi relativi ai fogli di calcolo ciò indica che questo non è ancora un modo efficiente per gestire gli ordini di lavoro di manutenzione. Alcuni di questi fogli di calcolo devono essere condivisi tra team o dipartimenti, ma alcuni fogli di calcolo sono archiviati in un singolo computer, il che rende difficile visualizzare informazioni aggiornate su un ordine di lavoro. Gli utenti devono essere diligenti nel condividere e apportare modifiche in tempo reale. Se qualcuno salva il tuo ordine di lavoro o lo elimina prima che venga eseguito il backup del sistema, tutto il tuo lavoro andrà perso per sempre. Questi sono anche soggetti a problemi di sicurezza perché chiunque può modificare i dati a meno che non li protegga con password. Ciò comporta altri problemi relativi alla perdita delle password e alla loro distribuzione alle persone giuste.

I fogli di calcolo sono difficili da utilizzare per la manutenzione preventiva. Con capacità di tracciamento limitate e le attività dispendiose in termini di tempo legate alla creazione di report, questo non è ancora un modo efficiente per gestire gli ordini di lavoro di manutenzione. I fogli di calcolo non hanno un processo di notifica e i tecnici devono attendere istruzioni dal responsabile della manutenzione. I fogli di calcolo sono facili da utilizzare in modalità a schermo intero su un computer, ma sono molto difficili da visualizzare e navigare sui dispositivi mobili.

Software del sistema di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS).

La tecnologia digitale continua a migliorare sempre di più. Ci sono molti vantaggi e vantaggi nella gestione degli ordini di lavoro di manutenzione Software CMMS. Uno dei maggiori vantaggi del CMMS è avere tutti i dati archiviati in una posizione centralizzata nel cloud e poter gestire gli ordini di lavoro da qualsiasi luogo. Il software CMMS offre ai team la possibilità di condividere informazioni, creare, monitorare, completare e analizzare attività in tempo reale da qualsiasi luogo. La funzionalità di gestione degli ordini di lavoro CMMS offre agli utenti la possibilità di visualizzare la cronologia delle risorse, caricare documenti critici come manuali, garanzie, guide per la risoluzione dei problemi, immagini e schemi. I team di manutenzione vengono avvisati in tempo reale quando gli ordini di lavoro vengono inseriti nel sistema. Un CMMS fa risparmiare tempo e denaro.

Avere tutti i tuoi dati in un unico sistema centralizzato offre agli utenti la possibilità di eseguire, visualizzare e gestire il tuo inventario da qualsiasi luogo. Tieni sempre le informazioni a portata di mano con la possibilità di eseguire report dettagliati per aiutarti a prepararti per audit e ispezioni. Questi report forniscono una migliore comprensione delle prestazioni dei processi di manutenzione e gestione degli ordini di lavoro.

Ci sono molti vantaggi nell’utilizzare un CMMS, rispetto a carta, penna e fogli di calcolo. Alcuni dipendenti ritengono che la tecnologia sia una sfida, quindi l'adozione e l'accettazione di questa tecnologia potrebbero essere un po' più lente. Ma eWorkOrders capisce che ognuno impara a un ritmo diverso, quindi abbiamo adottato strumenti molto efficienti per aiutare a formare facilmente i team. Da webinar, video, documentazione, schermate di aiuto e supporto tecnico abbiamo sviluppato gli strumenti giusti affinché chiunque possa adattarsi facilmente alla nostra soluzione software CMMS. Il nostro software è facilissimo da usare e abbiamo testimonianze di clienti che hanno utilizzato un computer ma si sono adattati rapidamente al nostro sistema.

Perché hai bisogno di ordini di lavoro CMMS

Gli ordini di lavoro sono il cuore di un programma di manutenzione. Il software per ordini di lavoro CMMS fornisce alle organizzazioni gli strumenti per rimanere aggiornati su manodopera, progetti e risorse. eWorkOrders Gli strumenti di gestione degli ordini di lavoro CMMS consentono a un'organizzazione di assumere il controllo del lavoro arretrato e del lavoro futuro, apportare miglioramenti, aumentare la produttività del lavoro e rimanere conformi. Alcune delle funzionalità che gli ordini di lavoro CMMS possono svolgere per la tua organizzazione includono:

Fornisce una spiegazione dettagliata del problema, della riparazione o del problema.
Gestire in modo più efficace le risorse e gli strumenti necessari per completare la manutenzione.
Riduci la confusione, gli errori e la perdita di informazioni.
Accedi a tutti i tuoi ordini di lavoro o incarichi aperti dal tuo computer o dispositivo mobile.
Gestisci le risorse e bilancia i carichi di lavoro in modo più efficiente.
Automazione della pianificazione del lavoro, delle risorse e dei lavoratori a contratto
Stabilire parametri di riferimento per la riparazione.
Cerca rapidamente e facilmente tra i tuoi ordini di lavoro e genera report dettagliati interattivi.
Tieni traccia dei costi e delle spese.
Accedi alle informazioni dettagliate e alla cronologia dei clienti.
Notifiche e-mail automatiche.
L'accesso mobile ti dà la possibilità di lavorare ovunque.
Molte altre altre funzionalità.

Tipi di ordini di lavoro e funzioni

Gli ordini di lavoro possono essere utilizzati in qualsiasi azienda e in qualsiasi settore. Di seguito sono riportati alcuni esempi dei diversi tipi di attività per le quali le aziende utilizzano una gestione degli ordini di lavoro CMMS:

Ordine di lavoro standard

Un ordine di lavoro standard è un'attività di manutenzione non critica che non comporta un rischio immediato per strutture, sistemi, apparecchiature o componenti. Alcuni esempi sono la rimozione delle vecchie apparecchiature, l'installazione di nuove apparecchiature e lavori di manutenzione non critici come progetti il cui scopo è esclusivamente la modernizzazione o l'estetica.

Manutenzione preventiva

Questo ordine di lavoro offre agli utenti la possibilità di pianificare attività di manutenzione ordinaria su risorse e apparecchiature per ridurre al minimo i guasti imprevisti. IL manutenzione preventiva L'ordine di lavoro offre agli utenti la possibilità di controllare, pianificare, programmare e identificare i materiali, le parti e la manodopera per eseguire il lavoro entro un periodo di tempo specifico.

Prepararsi per le ispezioni

Avere tutta la cronologia delle riparazioni e la documentazione archiviate in un CMMS, con la possibilità di estrarre i dati in report personalizzati, semplifica l'ispezione e la reportistica di audit più efficienti.

Reattivo\Emergenza

Un ordine di lavoro reattivo o di emergenza viene generato quando si verifica un guasto alle apparecchiature o un guasto della struttura che crea un ambiente non sicuro o quando una risorsa critica deve essere riparata immediatamente. Un ordine di lavoro di emergenza viene utilizzato per registrare e tenere traccia di qualsiasi lavoro eseguito non pianificato in anticipo.

Manutenzione correttiva

Un ordine di lavoro di manutenzione correttiva viene generato a seguito di un'ispezione regolare, manutenzione preventiva, emergenza, ecc., che identifica il guasto in un tempo ragionevole affinché la manutenzione correttiva possa essere pianificata e programmata.

Vantaggi

Alcuni benefici e vantaggi dell'implementazione eWorkOrders software di manutenzione degli ordini di lavoro nella tua organizzazione sono:

Aumentare la disponibilità e le prestazioni delle apparecchiature.
Controllare i costi.
Aumenta la produttività dei dipendenti.
Ridurre gli straordinari.
Migliorare il servizio clienti.
Riduci al minimo le pratiche burocratiche.
Ridurre il lavoro arretrato di manutenzione.
Migliorare la sicurezza.
Essere conformi alle normative aziendali, statali e federali.
Risparmia tempo e denaro.
E altro ancora.

eWorkOrders ha tutte queste funzionalità e altro ancora! Contattaci e parla con uno dei nostri account executive per guidarti attraverso una demo dal vivo.