Gestire le attività di manutenzione senza un sistema adeguato può comportare ritardi nelle riparazioni urgenti o dimenticanze nei controlli di routine. Prima che tu te ne accorga, ti ritrovi ad affrontare guasti e a dover gestire team frustrati. È qui che entrano in gioco gli ordini di lavoro.
Gli ordini di lavoro portano ordine e organizzazione nelle aziende aiutando i team a restare concentrati, a risparmiare tempo, a prevenire guasti imprevisti alle apparecchiature e ad aumentare la produttività in generale.
Analizziamo tutto in questo post. Analizzeremo cos'è un ordine di lavoro, ne esploreremo le diverse tipologie e tratteremo i dettagli essenziali che ogni ordine di lavoro dovrebbe includere.
Che cos'è un ordine di lavoro?
A ordine di lavoro È una richiesta formale che indica quali attività devono essere svolte. È principalmente per attività di manutenzione o riparazione. Indica il tipo di problema, chi è responsabile della sua risoluzione e come verrà risolto. Un ordine di lavoro corretto include anche gli strumenti necessari per risolvere il problema, una scadenza e l'urgenza del lavoro.
Ad esempio, supponiamo che ci sia una perdita in una tubatura della tua azienda. Un ordine di lavoro indicherà dove si trova la perdita, quali strumenti sono necessari per ripararla e quale idraulico è incaricato di gestirla. Questo articolo spiega come creare un ordine di lavoro. ordini di lavoro perfetti che consentono una risoluzione più rapida e migliorano l'accuratezza dei report.
Proprio come un ordine esecutivo, un ordine di lavoro autorizza un'azione.
Ordine di lavoro vs. richiesta di lavoro
Una richiesta di lavoro è la richiesta iniziale di intervento. È un modo per informare il team che c'è un problema o che è necessaria la manutenzione. In pratica, si sta avvisando di un problema che richiede attenzione. Un ordine di lavoro, invece, è ciò che segue l'approvazione della richiesta. È un piano d'azione dettagliato.
In parole povere, una richiesta di lavoro avvia il processo, mentre un ordine di lavoro porta a termine le cose.
Tipi di ordini di lavoro
Esistono diversi tipi di ordini di lavoro, a seconda del compito, della sua urgenza e dello scopo per cui si intende svolgerlo.
1. Ordine di lavoro generale
Questa tipologia copre attività di base, come la pulizia, la verniciatura, la sostituzione di lampadine e l'installazione di nuove apparecchiature. Un ordine di lavoro generale è destinato a compiti generali e basilari o a quelli che non richiedono una categoria specializzata.
2. Ordine di lavoro di manutenzione preventiva
Un ordine di lavoro di manutenzione preventiva viene creato per pianificare le attività di manutenzione ordinaria su beni e attrezzature. Contribuisce a prolungarne la durata e a mantenerli in buone condizioni. Di conseguenza, riduce i guasti imprevisti e il numero di riparazioni importanti, con un conseguente risparmio sui costi a lungo termine.
3. Ordine di lavoro di manutenzione correttiva
Questo ordine di lavoro viene emesso per facilitare le riparazioni dopo che è stato rilevato un guasto, che si tratti di un guasto dell'apparecchiatura, di un malfunzionamento del sistema o di problemi della struttura identificati durante le ispezioni o le operazioni quotidiane.
4. Ordine di lavoro di emergenza
Come suggerisce il nome, gli ordini di lavoro di emergenza danno priorità a problemi urgenti che potrebbero minacciare la sicurezza o compromettere le operazioni. Ad esempio, interruzioni di corrente, perdite di gas o guasti critici alle apparecchiature. Contribuiscono a ridurre al minimo i rischi e i tempi di inattività.
5. Ordine di lavoro di ispezione
Considerate questo ordine di lavoro come un controllo periodico delle vostre apparecchiature. Viene emesso quando è necessario valutare le condizioni di apparecchiature, sistemi o strutture. L'obiettivo è individuare piccoli problemi prima che diventino gravi, come individuare componenti usurati prima che si rompano.
A seconda di ciò che emerge dall'ispezione, potrebbero essere avviate azioni di follow-up, come la programmazione di una manutenzione preventiva o la segnalazione di riparazioni urgenti.
6. Ordine di lavoro di sicurezza
Un ordine di lavoro per la sicurezza si concentra sulla protezione dei team dai pericoli sul posto di lavoro. Ad esempio, sostituire un pavimento scivoloso, riparare cavi elettrici scoperti, riparare prese difettose o sostituire le protezioni dei macchinari. Aiuta a prevenire incidenti e protegge i team dagli infortuni.
7. Ordine di lavoro elettrico
Un ordine di lavoro elettrico viene emesso specificatamente per attività relative agli impianti elettrici, come il rifacimento dell'impianto elettrico, la riparazione di un circuito difettoso o la sostituzione di quadri elettrici difettosi.
8. Ordine di lavoro personalizzato/specializzato
Un ordine di lavoro personalizzato o specializzato viene sviluppato per soddisfare attività esclusive o esigenze specifiche del settore, come la manutenzione del server IT o l'impostazione di uno spazio di lavoro temporaneo.
Cosa dovrebbe includere un ordine di lavoro?
Ecco tutto ciò che un ordine di lavoro dovrebbe includere:
| Dettagli e descrizione del lavoro | Questa sezione fornisce dettagli chiari sul lavoro, inclusi la sede e qualsiasi altra informazione pertinente. Ad esempio, "Riparazione del sensore della porta dell'ascensore nell'Ala Nord". |
| Personale assegnato | Chi sta eseguendo il lavoro? Potrebbe essere il tuo addetto alla manutenzione interno o un appaltatore. Deve includere il loro nome e i loro recapiti. In questo modo, se ci sono aggiornamenti, sai a chi rivolgerti. |
| Cronologia e priorità | Alcuni lavori sono urgenti, altri no. Gli ordini di lavoro dovrebbero avere una scadenza chiara in modo che tutti sappiano quando devono essere completati. Inoltre, dovrebbe essere inclusa un'etichetta di priorità per indicare se un'attività ha una priorità bassa, media o alta. |
| Materiali e strumenti necessari | Un ordine di lavoro specifica gli strumenti, le attrezzature e i pezzi di ricambio necessari per svolgere un'attività. È utile in fase di pianificazione e aiuta a evitare ritardi dovuti a forniture mancanti. |
| Procedure di sicurezza (se presenti) | I protocolli di sicurezza devono essere chiaramente definiti per garantire la sicurezza e il rispetto delle norme da parte di tutti i soggetti coinvolti sul luogo di lavoro. Ad esempio, possono includere avvisi di pericolo, requisiti per l'uso di DPI o regole per l'accesso al sito. |
| Campi di approvazione e firma | Ai fini della responsabilità, un ordine di lavoro dovrebbe includere l'approvazione di un supervisore e le note del tecnico per verificare che il lavoro sia stato eseguito in modo soddisfacente. |
Il processo dell'ordine di lavoro
Gli ordini di lavoro solitamente seguono il seguente processo in sei fasi:
Passo 1: Identificare il compito
Ogni attività di manutenzione inizia quando un membro del team individua un problema che richiede attenzione. Potrebbe essere un membro dello staff che nota qualcosa di anomalo o un sensore che attiva un avviso. A volte, è semplicemente un promemoria di manutenzione che compare nel sistema.
Passo 2: Invia o crea la richiesta
Una volta identificato un problema, è necessario registrarlo. Sebbene alcune aziende possano ancora affidarsi a fogli di calcolo o moduli cartacei, questi metodi possono essere lenti e complessi. Un approccio efficiente consiste nell'utilizzare un sistema di gestione degli ordini di lavoro, in cui i team possono inserire rapidamente una richiesta con tutte le informazioni necessarie in pochi clic.
Passo 3: Dare priorità e pianificare
Dopo aver registrato la richiesta, il team ne determina il livello di urgenza. Problemi di sicurezza o guasti critici delle apparecchiature sono urgenti e devono essere considerati prioritari. Le altre attività vengono pianificate in base alla priorità, alle risorse disponibili e al carico di lavoro.
Passo 4: Assegna ed esegui l'attività
Gli incarichi vengono quindi assegnati al tecnico prescelto, che riceve tutti i dettagli rilevanti, tra cui l'oggetto della riparazione, il luogo, gli strumenti necessari, la scadenza e qualsiasi altra istruzione specifica.
Passo 5: Rivedi e chiudi l'ordine
Una volta completato un compito, viene esaminato per assicurarsi che il tecnico lo abbia eseguito in modo soddisfacente. Se tutto è andato a buon fine, il tecnico o il supervisore aggiunge eventuali note finali e chiude l'ordine di lavoro. Se qualcosa non va ancora, l'ordine di lavoro può essere aggiornato o riaperto.
Passo 6: Analizzare e documentare i risultati
Infine, una volta chiuso, un ordine di lavoro diventa una preziosa fonte di informazioni. Mostra cosa è stato riparato, quanto tempo ci è voluto, quali pezzi di ricambio sono stati utilizzati e se lo stesso problema continua a ripresentarsi. Analizzando questi dettagli, i team possono identificare schemi ricorrenti, monitorare le proprie prestazioni e prendere importanti decisioni future.
Vantaggi dell'utilizzo del software per gli ordini di lavoro
Passare da metodi obsoleti, come la documentazione cartacea, a un software per la gestione degli ordini di lavoro fa un'enorme differenza. Ecco alcuni dei principali vantaggi:
- Informazioni importanti, come ordini di lavoro, pianificazioni e cronologia della manutenzione, vengono archiviate in una piattaforma centralizzata.
- Non è più necessario occuparsi di pratiche burocratiche manuali. Il processo di approvazione è quindi rapido e affidabile.
- La collaborazione di squadra migliora la comunicazione tra i team.
- I supervisori hanno una visione chiara dell'avanzamento dei lavori, dei ritardi e di ciò che è stato completato in tempo reale, il tutto da un'unica dashboard.
- È possibile tenere traccia dei costi di manodopera e materiali, semplificando notevolmente la pianificazione e la stesura del budget.
- Rende il processo di audit più fluido poiché ogni lavoro viene registrato, organizzato e pronto per la conformità.
- Puoi generare report immediati per monitorare le prestazioni, individuare tendenze ricorrenti e prendere decisioni migliori.
Come eWorkOrders Rende la gestione degli ordini di lavoro semplice
eWorkOrders Non si limita al semplice monitoraggio delle attività. È una soluzione completa di gestione della manutenzione a 360 gradi che trasforma il modo in cui i team gestiscono lavoro, progetti, risorse e comunicazione. Ecco cosa rende i nostri servizi rivoluzionari:
- Accessibilità mobile: Crea, aggiorna e gestisci gli ordini di lavoro ovunque, direttamente dal tuo dispositivo mobile o tablet.
- Dettagli dettagliati dell'ordine di lavoro: Allega diagrammi, foto, file, schemi, note e manuali in modo che i tecnici abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per completare il lavoro.
- Modelli personalizzabili: Crea ordini di lavoro in pochi secondi. Con eWorkOrders modelli di ordini di lavoro, non è necessario partire da zero.
- Conservare tutta la documentazione pertinente: Carica fatture, preventivi, registra i numeri di parte e qualsiasi altro documento importante direttamente in ogni ordine di lavoro.
- Comunicare con i membri del team: Collaborare con i membri del team e tenere tutti informati per evitare incomprensioni.
- Gestione delle scorte: Sapere esattamente quali pezzi sono disponibili in magazzino per evitare ritardi.
- Semplifica la pianificazione e la creazione di budget: Tiene traccia dei tempi di inattività, delle ore di manodopera e dei materiali per pianificare i budget ed evitare spese eccessive.
- Report e KPI: Il sistema genera automaticamente report con parametri chiave, aiutandoti a monitorare l'efficienza, identificare schemi e prendere decisioni basate sui dati.
Se vuoi che la creazione e la gestione degli ordini di lavoro siano comode e veloci, devi fornire eWorkOrders un tentativo. Assicurati di programmare una demo gratuitaLa gestione dei reclami relativi alla manutenzione è più semplice con la gestione centralizzata monitoraggio dei reclami in CMMSPer un'implementazione più fluida, dai un'occhiata a questi 10 consigli pratici per il successo del CMMS.
Pensieri di chiusura
Un sistema di ordini di lavoro mantiene le attività di manutenzione sotto controllo. Niente più congetture o ritardi. Con gli strumenti giusti, come eWorkOrders, non solo risolvi i problemi, ma risparmi anche tempo, riduci i costi e mantieni sincronizzato il tuo team.
DOMANDE FREQUENTI
Qual è un esempio di ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro potrebbe essere semplice come richiedere al tecnico di ispezionare e sostituire i filtri HVAC nell'edificio, includendo il tecnico assegnato, gli strumenti necessari (filtri, scale) e le misure di sicurezza (spegnimento dell'alimentazione nella prima unità).
Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e un ordine di lavoro?
Un ordine di acquisto (PO) è la richiesta di beni o servizi da parte di un acquirente. Un ordine di lavoro, invece, specifica l'attività di manutenzione, le risorse necessarie, i dettagli del tecnico e altro ancora.
Quali sono le 5 funzioni principali di un ordine di lavoro?
Le cinque funzioni principali di un ordine di lavoro sono: identificare e descrivere l'attività, assegnarla al personale giusto, allocare le risorse, pianificare e monitorare l'avanzamento del lavoro, registrare il momento in cui il lavoro è completato e fornire un feedback.
Qual è un altro nome per un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro è anche noto come ordine di manutenzione, ordine di lavoro o ordine di servizio.
