12 miti sui sistemi CMMS e la verità
La maggior parte delle obiezioni ai software di manutenzione non sono irragionevoli: provengono da chi ha visto un sistema acquistato e poi inutilizzato. Dodici di queste obiezioni ricorrono di continuo. Ecco ciascuna di esse, con la relativa risposta sincera, comprese le parti parzialmente vere.
Perché questi miti persistono
Quasi tutte le obiezioni in questo elenco derivano dalla stessa esperienza: qualcuno, da qualche parte, ha acquistato un software di manutenzione che alla fine nessuno ha utilizzato. Questo accade abbastanza spesso da giustificare la prudenza. Un sistema inattivo costa denaro, spreca il tempo impiegato per la sua scelta e rende più difficile l'approvazione della proposta successiva.
La risposta utile, quindi, non è quella di respingere l'obiezione, bensì di capire quale parte di essa sia vera e cosa determini effettivamente il risultato. Diverse delle dodici obiezioni riportate di seguito sono parzialmente corrette e sono segnalate come tali.
Mito 1: Un sistema CMMS è troppo costoso per un'azienda delle nostre dimensioni.
Il software di manutenzione in cloud ha in genere un costo compreso tra 30 e 150 dollari per utente al mese, e la maggior parte dei team di manutenzione è composta da un numero ridotto di postazioni: tecnici, un pianificatore e un responsabile. Le licenze on-premise hanno una struttura diversa, con costi una tantum a partire da oltre 10,000 dollari.
Il confronto che conta non è tra l'abbonamento e zero, ma tra l'abbonamento e il costo effettivo di un guasto imprevisto. Se un'interruzione di linea costa 1,000 dollari all'ora e si verifica per venti ore al mese, i conti tornano prima ancora di ricevere la prima fattura.
Mito 2: Siamo troppo piccoli per averne bisogno
La dimensione non è il parametro di riferimento corretto. La soglia è la memoria. Fogli di calcolo e un buon tecnico funzionano bene finché una sola persona può tenere a mente l'elenco delle risorse, la cronologia degli interventi e la pianificazione. Nel momento in cui questa condizione cessa di essere vera – una seconda sede, un pensionamento, una fase di crescita – il sistema informale crolla silenziosamente, e di solito prima sotto forma di una manutenzione preventiva mancata che nessuno ha notato finché qualcosa non si è rotto.
La domanda che vale la pena porsi non è quante risorse si possiedono, ma cosa succede nella settimana in cui il tecnico con maggiore anzianità di servizio è assente.
Mito 3: I nostri tecnici non lo useranno mai
Parzialmente vero, ed è l'obiezione che decide il progetto. Un sistema a cui nessuno accede non produce dati e un sistema senza dati non offre nessuno dei vantaggi per cui è stato acquistato. Questa è la ragione più comune per cui le implementazioni falliscono.
Ciò che distingue i sistemi che vengono utilizzati da quelli che non lo sono raramente è l'elenco delle funzionalità. Sono tre fattori: la possibilità di utilizzare il sistema su uno smartphone direttamente sul dispositivo anziché su un computer fisso in ufficio, la capacità di chiudere un ordine di lavoro in meno di un minuto e la qualità della formazione erogata prima dell'avvio del sistema anziché dopo.
Il test da applicare durante una demo: Chiedi al fornitore di far chiudere un ordine di lavoro a uno dei tuoi tecnici direttamente dal suo telefono, senza alcun aiuto, mentre tu osservi. Se questa procedura risulta imbarazzante, lo sarà anche l'adozione del sistema.
Mito 4: I nostri dati sono troppo disordinati per essere migrati
Parzialmente vero. La maggior parte dei dati di manutenzione è disordinata: nomi di risorse duplicati, numeri di serie mancanti, tre diverse grafie dello stesso produttore. Migrare questo disordine senza modifiche produce un sistema pulito ma pieno di record inaccurati, il che è peggio del foglio di calcolo perché ora appare autorevole.
Ma la conclusione non è scontata. Non servono dati puliti per iniziare. Serve un nuovo inizio per le risorse critiche. Migra le risorse che contano davvero, configurale correttamente e aggiungi le altre man mano che si presentano nel normale corso del lavoro. Un sistema parziale utilizzato quotidianamente è meglio di uno completo abbandonato dopo tre mesi.
Mito 5: L'implementazione richiederà un anno
Qui si confondono due cose. Mettere in funzione un sistema – configurare gli utenti, caricare le risorse critiche, avviare gli ordini di lavoro – è questione di settimane. Raggiungere una copertura completa di manutenzione preventiva su ogni risorsa richiede effettivamente da due a tre anni.
È importante conoscere il secondo dato prima di iniziare, perché aspettarsi una copertura completa in un trimestre è ciò che porta all'abbandono dei programmi al quarto mese. Entrambi i dati sono corretti, ma descrivono traguardi diversi.
Mito 6: I fogli di calcolo vanno benissimo per noi
I fogli di calcolo presentano quattro difetti, e tutti e quattro sono il punto centrale di questo esercizio. Non esiste una pianificazione automatica della manutenzione preventiva, quindi qualcosa deve ricordare a una persona di ricordarlo al team. Non esiste una traccia di controllo, quindi quando un record viene modificato nessuno può dire chi l'ha modificato o quando. Non è possibile accedervi da dispositivi mobili, quindi il tecnico che si trova davanti al computer non è la stessa persona che ha il file. E la modifica dello stesso foglio da parte di due persone genera un conflitto di versione anziché un record condiviso.
Niente di tutto ciò ha importanza su piccola scala. Tutto ciò diventa rilevante la prima volta che un revisore dei conti richiede la documentazione relativa agli ultimi dodici mesi di manutenzione di un bene.
Mito 7: Un CMMS gratuito svolgerà lo stesso lavoro
Le versioni gratuite sono software a tutti gli effetti e funzionano, entro limiti prestabiliti. I limiti tipici si aggirano intorno alle 25 attività di manutenzione preventiva attive, circa 20 ordini di lavoro al mese e un singolo sito.
Stabilire se questi limiti siano superiori o inferiori alla tua attività è una questione aritmetica, non filosofica. Conta le tue risorse, gli ordini di lavoro mensili e i tuoi siti. Se rientri nei limiti, il gratuito è davvero gratuito. Se li superi, il costo si farà sentire in seguito e in una forma peggiore, solitamente sotto forma di una migrazione che dovrai eseguire due volte.
Mito 8: È solo un modulo di richiesta di lavoro digitale
Gli ordini di lavoro sono la parte visibile. Il valore risiede in ciò che si accumula al di sotto di essi. Dopo un anno, ogni bene ha una cronologia di manutenzione: cosa si è guastato, con quale frequenza, quanto è costato, quali pezzi sono stati sostituiti, chi ha eseguito il lavoro, quanto tempo ci è voluto.
È la storia che trasforma la manutenzione da una serie di opinioni in un insieme di risposte. Quale risorsa costa di più? Se l'intervallo di manutenzione preventiva attuale è troppo frequente o non abbastanza frequente? Se una macchina debba essere riparata di nuovo o sostituita? Nessuna di queste domande può trovare risposta da una pila di ticket cartacei chiusi.
Mito 9: Avremo bisogno di personale IT per farlo funzionare
Questo era vero quando il software di manutenzione veniva eseguito su un server all'interno dell'edificio. I sistemi cloud hanno trasferito i server, i backup, gli aggiornamenti e le patch di sicurezza al fornitore.
Ciò che vale la pena verificare, invece, è il livello di sicurezza del fornitore stesso, che dovrebbe essere verificabile anziché semplicemente affermato: una valutazione di terze parti, come ad esempio un punteggio SecurityScorecard, non un paragrafo su una pagina web. È una domanda legittima, e un fornitore che non è in grado di rispondere in modo chiaro vi sta comunicando qualcosa.
Mito 10: Aiuta solo la manutenzione, non l'azienda
Due esempi documentati di aziende che hanno effettuato il passaggio.
- Kings River Imballaggio hanno registrato un aumento della produttività del 75%, una riduzione dei tempi di inattività dell'80% e un risparmio di oltre 500,000 dollari all'anno.
- Servizi contrattuali DTH ha permesso di risparmiare circa 150,000 dollari all'anno sui costi IT ed ha eliminato la necessità di tre posizioni a tempo pieno.
Si tratta di dati operativi con conseguenze finanziarie. I tempi di inattività rappresentano una perdita di produzione; un'ispezione mancata è una non conformità; la sostituzione anticipata di un bene comporta una spesa di capitale prima del necessario. La manutenzione è il punto d'incontro di molti di questi elementi.
Mito 11: Saremo rinchiusi e i nostri dati saranno presi in ostaggio
Da prendere sul serio. La cronologia degli interventi di manutenzione è un tuo dato personale, non del fornitore, ed è importante accertarsene prima della firma del contratto, non al momento della sua disdetta.
Due domande risolvono tutto. In quale formato puoi esportare i tuoi dati completi e puoi eseguire l'esportazione autonomamente senza chiedere a nessuno? Se la risposta a una delle due domande non è chiara, questa è la risposta.
Mito 12: Sostituirà il giudizio, o sostituirà le persone
Un sistema di manutenzione pianifica, registra e redige report. Non decide quale componente sia critico, perché un cuscinetto continui a guastarsi o se una macchina possa ancora funzionare per un'altra stagione. Queste valutazioni spettano a chi conosce le attrezzature.
Ciò che cambia è come viene impiegato il tempo. Meno tempo speso a ricostruire cosa è successo l'ultima volta, a rincorrere la burocrazia e a ricostruire la storia a memoria. Più tempo dedicato alle attrezzature.
I dodici in sintesi
| Obiezione | Giudizio |
|---|---|
| Troppo costoso per le nostre dimensioni | Confrontare con il costo del fermo macchina, non con zero. |
| Siamo troppo piccoli | La soglia è la memoria, non il numero di risorse. |
| I tecnici non lo useranno | In parte vero — e questo determina il progetto |
| I nostri dati sono troppo disordinati | Parzialmente vero: inizia solo con le risorse critiche |
| Ci vorrà un anno | Mancano settimane alla fine; da due a tre anni per una copertura completa del PM. |
| I fogli di calcolo funzionano bene | Fino al primo audit o al secondo sito |
| La volontà libera svolgerà lo stesso lavoro | Conta i tuoi PM, gli ordini di lavoro e i siti rispetto ai limiti |
| Si tratta semplicemente di un ordine di lavoro digitale. | La cronologia del servizio è la risorsa |
| Avremo bisogno di personale IT | Non per il cloud, ma verifica la sicurezza del fornitore. |
| Serve solo per la manutenzione | 500,000 dollari all'anno presso Kings River Packing |
| Saremo rinchiusi | È giusto preoccuparsi: definire i termini di esportazione prima della firma. |
| Sostituisce il giudizio | Pianifica e registra; le persone decidono ancora |
Domande frequenti
Qual è la causa più comune di fallimento nell'implementazione di un sistema CMMS?
I tecnici non lo utilizzano. Un sistema a cui nessuno accede non produce dati e, senza dati, nessuna attività di reporting, pianificazione o analisi dei costi funziona. L'accesso da dispositivi mobili, la chiusura rapida degli ordini di lavoro e la formazione prima del lancio sono i fattori che più incidono sul raggiungimento di questo obiettivo.
Quanto tempo ci vuole per implementare un CMMS?
Due tempistiche diverse. Avviare il sistema con utenti, risorse critiche e ordini di lavoro reali richiede settimane. Raggiungere una copertura completa di manutenzione preventiva su ogni risorsa richiede da due a tre anni.
Dobbiamo ripulire i nostri dati prima della migrazione?
Non tutto. Pulisci i record relativi alle risorse critiche e migra quelli. Aggiungi il resto man mano che emerge durante il normale lavoro. Un sistema parziale utilizzato quotidianamente vale più di uno completo di cui nessuno si fida.
Vale la pena utilizzare un software CMMS gratuito?
Dipende interamente dalle dimensioni. I piani gratuiti in genere prevedono un limite di circa 25 project manager attivi, circa 20 ordini di lavoro al mese e un sito. Fai i tuoi calcoli. Al di sotto di questi limiti, il piano gratuito funziona. Superatili, il costo si farà sentire in seguito, sotto forma di migrazione.
Un sistema CMMS sostituirà il personale addetto alla manutenzione?
No. Il sistema pianifica, registra e genera report. Le decisioni relative alla criticità, alla diagnosi e alla riparazione o sostituzione spettano a chi conosce le apparecchiature. Ciò che cambia è la quantità di tempo dedicata alla ricostruzione della cronologia anziché alla manutenzione delle risorse.
Guardalo contro le tue stesse obiezioni
Il modo più rapido per testare una qualsiasi delle dodici soluzioni sopra elencate è utilizzare le proprie risorse, con i propri tecnici e ponendosi le domande più difficili.
