Un grande Dipartimento dei Lavori Pubblici (DPW) al servizio di un'area metropolitana in crescita necessitava di un modo più efficiente per gestire la manutenzione delle infrastrutture pubbliche. Considerando l'invecchiamento delle risorse, la crescente domanda di servizi e il controllo normativo, il team ha cercato un sistema digitale Dipartimento dei lavori pubblici CMMS per semplificare le operazioni e migliorare la responsabilità.
Prima dell'implementazione, le attività di manutenzione venivano monitorate tramite moduli cartacei, fogli di calcolo e sistemi isolati. Ciò causava ritardi nel completamento degli ordini di lavoro, perdita di documentazione e difficoltà nell'assegnazione delle priorità alle riparazioni di strade, servizi pubblici, parchi ed edifici pubblici. Il personale dedicava troppo tempo all'inserimento manuale dei dati invece che al lavoro pratico.
Il team ha collaborato con eWorkOrders per implementare un sistema scalabile basato sul cloud CMMS per lavori pubblici che potrebbe unificare le operazioni, migliorare la produttività e semplificare il reporting. Ecco cosa ha detto il loro team dirigenziale dopo l'implementazione.
Sfida aziendale
Il DPW ha dovuto affrontare notevoli difficoltà nel tenere il passo con le esigenze infrastrutturali utilizzando sistemi obsoleti. Gli ordini di lavoro venivano spesso persi o duplicati e richieste di servizio I problemi dei cittadini non erano monitorati correttamente. I team di manutenzione non potevano visualizzare facilmente lo storico delle risorse o stabilire le priorità in base all'urgenza.
Anche la rendicontazione normativa era dispendiosa in termini di tempo. Dalle ispezioni delle acque piovane ai controlli di sicurezza degli edifici, il personale si affidava a registri cartacei soggetti a errori. La dirigenza non aveva visibilità sulle metriche di performance o sui costi tra i vari reparti.
Il dipartimento aveva bisogno di un sistema centralizzato e di facile utilizzo software per la manutenzione delle infrastrutture pubbliche per migliorare l'erogazione dei servizi, aumentare la trasparenza e soddisfare i requisiti di conformità in tutte le risorse e in tutti i dipartimenti.
Soluzione software di gestione della manutenzione DPW
Dopo aver valutato diversi sistemi, il DPW ha selezionato eWorkOrders Per la sua facilità d'uso, l'accesso da dispositivi mobili e le funzionalità incentrate sulla pubblica amministrazione. La soluzione offriva un modo semplice per gestire risorse, ordini di lavoro, ispezioni e inventario in tutto il dipartimento.
I principali vantaggi includono:
- Gestione centralizzata di ordini di lavoro in base al tipo di risorsa, alla posizione o alla fonte della richiesta (cittadino, personale o ispezione).
- Accesso mobile per consentire alle squadre sul campo di completare i lavori, scattare foto e aggiornare lo stato in tempo reale.
- Monitoraggio delle risorse e cronologia della manutenzione di strade, edifici, reti idriche e veicoli della flotta.
- Dashboard e report personalizzati per supportare trasparenza della manutenzione del governo e controllo di bilancio.
- Programmi automatizzati di manutenzione preventiva per ridurre le riparazioni di emergenza e prolungare la durata delle risorse.
Consolidando tutte le operazioni dei lavori pubblici in un'unica piattaforma digitale, il dipartimento ha ottenuto visibilità in tempo reale, ha migliorato la risposta del servizio e ha ottimizzato l'uso delle risorse.
Implementazione/Attuazione
L'implementazione è stata completata in meno di due mesi, con il pieno supporto dell' eWorkOrders team. Il sistema è stato configurato per ogni divisione del DPW, inclusi strade, servizi igienici, parchi, servizi idrici e strutture pubbliche.
I team si sono rapidamente adattati all'interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili, riducendo la burocrazia e migliorando i tempi di risposta. Il team IT del DPW ha apprezzato l'hosting cloud, che ha eliminato la necessità di server o supporto interno.
Mantenere la conformità e la responsabilità pubblica
Il nuovo sistema ha semplificato notevolmente la rendicontazione normativa e la trasparenza a livello comunitario. Ispezioni, certificazioni e registri dei servizi sono ora completamente tracciabili e archiviati digitalmente. I supervisori possono generare facilmente report per le giunte locali o i revisori.
Il software supporta la preparazione per le verifiche da parte di agenzie statali e federali, contribuendo al contempo a soddisfare le richieste del Freedom of Information Act (FOIA) grazie al rapido recupero dei dati.
Risultati derivanti dall'utilizzo di un CMMS del Dipartimento dei lavori pubblici
Dall'attuazione eWorkOrders, il Dipartimento dei Lavori Pubblici ha registrato notevoli progressi:
• Risoluzione più rapida del 40% delle richieste di manutenzione dei cittadini
• Riduzione del 30% degli ordini di lavoro di emergenza grazie a una migliore assistenza preventiva
• Miglioramento del coordinamento interdipartimentale e del monitoraggio delle risorse
• Accesso in tempo reale ai dati sulle prestazioni e alla cronologia della manutenzione
Ora il dipartimento opera con maggiore trasparenza, efficienza e sicurezza, rafforzando sia la dirigenza sia i team in prima linea.
Sintesi
Passando a eWorkOrders, il Dipartimento dei Lavori Pubblici è passato da processi disconnessi e cartacei a una piattaforma centralizzata e digitale per la gestione della manutenzione. Il design intuitivo del software, le funzionalità mobile e le funzionalità pensate per la pubblica amministrazione supportano la salute delle risorse e gli obiettivi di servizio pubblico a lungo termine.
"Questo CMMS ha trasformato il nostro modo di operare", ha affermato il Direttore del DPW. "Dagli ordini di lavoro alle ispezioni, tutto è più veloce, più preciso e più facile da gestire. È una grande vittoria per la nostra comunità".
Per maggiori informazioni sulle migliori pratiche nella gestione delle infrastrutture e delle risorse comunali, visitare il sito Associazione americana dei lavori pubblici (APWA).
Il seguente caso di studio è uno scenario composito basato su clienti di lavori pubblici del mondo reale che utilizzano eWorkOrders CMMS.
