Gestione del portafoglio ordini di lavoro: strategie per operazioni efficienti

Strategie di manutenzioneOrdine di lavoro il backlog può avere un impatto significativo sull'efficienza operativa e sulla produttività in tutti i settori. Questo articolo completo esplora il concetto di backlog degli ordini di lavoro, i suoi metodi di calcolo e le strategie efficaci per gestirlo. Comprendendo e affrontando i backlog degli ordini di lavoro, le organizzazioni possono semplificare i processi, ridurre al minimo i ritardi e migliorare le prestazioni complessive.

Comprensione dell'arretrato degli ordini di lavoro

Il backlog degli ordini di lavoro si riferisce all'accumulo di ordini di lavoro in sospeso o non completati all'interno di un'organizzazione. Si verifica quando il numero di ordini di lavoro in arrivo supera la capacità di completarli entro un dato lasso di tempo. I backlog possono sorgere per vari motivi, tra cui:

  • Limitazioni delle risorse
  • Guasti imprevisti delle apparecchiature
  • Processi di flusso di lavoro inefficienti

Secondo uno studio di Plant Engineering, il 53% dei professionisti della manutenzione ha dichiarato che il proprio arretrato era superiore a un mese, evidenziando la prevalenza di questo problema in vari settori.

Come si calcolano gli ordini di lavoro arretrati?

Per calcolare il backlog degli ordini di lavoro, è necessario determinare il numero di ordini di lavoro in sospeso o in attesa di completamento. Ciò può essere fatto sottraendo il numero di ordini di lavoro completati dal numero totale di ordini di lavoro ricevuti in un periodo specifico. Per esempio:

Ordini di lavoro in arretrato = Ordini di lavoro totali ricevuti – Ordini di lavoro completati

Ad esempio, se un'organizzazione ha ricevuto 100 ordini di lavoro in un mese e ne ha completati 75, l'arretrato sarà:

Ordini di lavoro arretrati = 100 – 75 = 25 ordini di lavoro

Monitorando regolarmente questa metrica, le organizzazioni possono ottenere informazioni sulla portata del loro arretrato e misurare i progressi nella sua riduzione. 

Strategie per la gestione dell'arretrato degli ordini di lavoro

Dare priorità e categorizzare

Valutare il ritardo e stabilire le priorità ordini di lavoro in base all'urgenza, all'impatto sulle operazioni e alla criticità. Categorizzali in: 

  • Ordini di lavoro ad alto rischio con un impatto significativo sulle operazioni quotidiane
  • Ordini di lavoro di media priorità con minore impatto sulle operazioni quotidiane
  • Ordini di lavoro a basso rischio con impatto minimo sulle operazioni aziendali

Implementare un sistema centralizzato di gestione degli ordini di lavoro

Un sistema centralizzato offre una piattaforma unica per creare, assegnare, tracciare e chiudere gli ordini di lavoro5. Questo approccio semplificato elimina la necessità di sistemi disparati o processi manuali, riducendo il rischio di comunicazioni errate e perdita di informazioni.

Ottimizza l'allocazione delle risorse

Valutare le risorse disponibili come manodopera, attrezzature e tempo. Assegnare in modo efficiente le risorse in base alla priorità dell'ordine di lavoro, assicurando che le attività critiche siano affrontate tempestivamente.

Semplifica il flusso di lavoro

Identificare colli di bottiglia o inefficienze nel processo di flusso di lavoro che contribuiscono al backlog. Semplificare i processi, eliminare passaggi non necessari e automatizzare le attività per migliorare l'efficienza e ridurre i ritardi.

Implementare la manutenzione preventiva

Le strategie di manutenzione proattiva possono aiutare a ridurre al minimo i guasti delle apparecchiature e i conseguenti arretrati degli ordini di lavoro. Implementare piani di manutenzione preventiva per identificare e risolvere i problemi prima che si aggravino, riducendo i tempi di inattività non pianificati. risolvere i problemi prima che si aggravino, riducendo i tempi di inattività non pianificati.

Misurazione e miglioramento continui

Esaminare e valutare costantemente le cause sottostanti di qualsiasi arretrato di lavoro. Sfruttare approfondimenti basati sui dati per individuare aree in cui i processi, la distribuzione delle risorse o la gestione del flusso di lavoro possono essere ottimizzati. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) importanti da monitorare includono:

  • Tempi di completamento dell'ordine di lavoro
  • Volume arretrato
  • Costi di manutenzione

Il lato positivo degli arretrati degli ordini di lavoro

Non tutti gli arretrati degli ordini di lavoro sono necessariamente dannosi per le organizzazioni. Mentre un arretrato di grandi dimensioni può indicare sfide operative e inefficienze, è importante riconoscere che non tutte le attività all'interno dell'arretrato hanno lo stesso livello di urgenza o impatto sulle operazioni. Un arretrato gestibile può fornire flessibilità nell'allocazione delle risorse, consentendo alle organizzazioni di concentrarsi su attività con priorità più elevata e urgenti esigenze di manutenzione. Tuttavia, è fondamentale valutare e gestire regolarmente l'arretrato, assicurando che gli ordini di lavoro critici vengano affrontati tempestivamente e che l'arretrato non si accumuli fino al punto in cui influisce negativamente sulle operazioni e sulla soddisfazione del cliente.

Il ruolo dei sistemi computerizzati di gestione della manutenzione (CMMS)

Un CMMS è essenziale per ridurre gli arretrati degli ordini di lavoro e migliorare l'efficienza complessiva della manutenzione. Offre la possibilità di:

  • Ottimizzare la gestione degli ordini di lavoro
  • Automatizzare le attività ripetitive, riducendo lo sforzo manuale
  • Facilitare una migliore comunicazione e coordinamento del team
  • Pianificare la manutenzione preventiva in modo proattivo
  • Fornisci informazioni sui dati in tempo reale insieme a funzionalità di reporting complete

Conclusione

Gestire in modo efficiente gli arretrati degli ordini di lavoro è essenziale per mantenere l'efficienza operativa e migliorare le prestazioni. Implementando queste strategie e utilizzando software CMMS come eWorkOrdersle organizzazioni possono gestire meglio gli arretrati degli ordini di lavoro, aumentare la soddisfazione dei clienti e raggiungere l'eccellenza operativa.

È importante notare che non tutti i backlog sono dannosi. Un backlog gestibile offre flessibilità nell'allocazione delle risorse, consentendo alle organizzazioni di dare priorità alle esigenze di manutenzione urgenti e alle attività ad alta priorità. Tuttavia, è necessaria una valutazione continua per mantenere un equilibrio tra backlog ed efficienza.

Dando priorità agli ordini di lavoro, ottimizzando i flussi di lavoro e assegnando le risorse in modo efficace, le organizzazioni possono ridurre gli arretrati degli ordini di lavoro, aumentare la produttività, abbassare i costi e migliorare le prestazioni complessive della manutenzione.

Domande frequenti sul backlog degli ordini di lavoro

Cosa si considera un arretrato di ordini di lavoro sano?

Un backlog di ordini di lavoro sano varia in genere da 2 a 4 settimane di lavoro. Ciò fornisce abbastanza lavoro per tenere occupati i team senza sopraffarli. Tuttavia, la dimensione ideale del backlog può variare a seconda del settore, delle dimensioni dell'organizzazione e delle risorse disponibili.

Come possiamo aiutarti? eWorkOrders aiutare a gestire l'arretrato degli ordini di lavoro?

eWorkOrders, un CMMS completo, offre diverse funzionalità per gestire efficacemente e ridurre l'arretrato degli ordini di lavoro:

1. Prioritizzazione e categorizzazione degli ordini di lavoro
2. Allocazione efficiente delle risorse
3. Ottimizzazione e automazione del flusso di lavoro
4. Pianificazione della manutenzione preventiva
5. Monitoraggio e reporting in tempo reale
6. Accesso mobile per gli aggiornamenti sul campo
7. Misure di performance e monitoraggio KPI

Queste funzionalità consentono alle organizzazioni di stabilire le priorità per le attività critiche, semplificare i processi e prendere decisioni basate sui dati, riducendo in definitiva gli arretrati e migliorando l'efficienza della manutenzione.

Come posso ridurre rapidamente l'arretrato dei miei ordini di lavoro?

Per ridurre rapidamente gli arretrati:

1. Dare priorità alle attività critiche
2. Aumentare temporaneamente le risorse (ad esempio, straordinari, appaltatori)
3. Semplificare i processi per aumentare l'efficienza
4. Valutare la possibilità di rinviare le attività a bassa priorità
5. Implementare un CMMS per una migliore organizzazione e automazione

Quali sono le conseguenze se si ignora un crescente arretrato di ordini di lavoro?

Ignorare un arretrato crescente può portare a:

• Aumento dei tempi di fermo delle apparecchiature
• Costi di manutenzione più elevati
• Produttività ridotta
• Rischi per la sicurezza
• Diminuzione della soddisfazione del cliente
• Aumento dello stress sui team di manutenzione

In che modo la manutenzione preventiva influisce sull'arretrato degli ordini di lavoro?

Una manutenzione preventiva efficace può ridurre significativamente l'arretrato degli ordini di lavoro:

• Prevenire guasti imprevisti
• Prolungamento della durata delle apparecchiature
• Consente una migliore pianificazione e programmazione delle attività di manutenzione
• Riduzione delle riparazioni di emergenza che interrompono il lavoro pianificato

Guarda cosa dicono i nostri clienti   


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