Quando si sceglie un sistema di gestione della manutenzione per la propria organizzazione può essere travolgente. Che tu stia iniziando da zero o desideri aggiornare un sistema esistente, questo è un compito importante e vuoi assicurarti di prendere la decisione giusta. Devi scegliere la soluzione giusta che soddisfi i tuoi obiettivi aziendali e sia scalabile per crescere con le tue esigenze aziendali.
Vuoi prendere questa decisione solo una volta, quindi è essenziale fare i compiti in anticipo. Ciò ti farà risparmiare molto tempo, denaro e fatica per assicurarti di avere un sistema in grado di soddisfare le tue esigenze attuali e future.
Che cos'è il software di gestione della manutenzione?
Software di gestione della manutenzione come a sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS) iUn software che centralizza le informazioni di manutenzione e semplifica i processi delle operazioni di manutenzione. CMMS organizza e aiuta le organizzazioni a gestire le attività di manutenzione per aumentare la produttività delle risorse, ridurre i costi e semplificare i processi. Sebbene allettante, software CMMS gratuito spesso mancano di scalabilità e supporto.
I suggerimenti seguenti sono una guida per aiutarti nel processo di scelta del software CMMS giusto che soddisferà la tua crescita attuale e futura prevista.
Nota: non tutti i fornitori offrono gli stessi pacchetti o funzionalità, quindi è importante discutere le proprie esigenze per assicurarsi che il fornitore soddisfi le proprie esigenze e che si comprendano tutti i costi.
#1 Definire gli obiettivi
È importante identificare tutti i reparti dell'organizzazione che saranno interessati dall'implementazione del CMMS. Identificare tutte le esigenze in anticipo nelle fasi iniziali ti aiuterà ad avvicinarti di più alla scelta della giusta soluzione software CMMS. Con queste informazioni, puoi valutare le diverse funzionalità e disporre di un CMMS completo in grado di soddisfare tutte le operazioni di manutenzione aziendale.
Quali problemi stai cercando di risolvere? Documenta tutti i problemi di manutenzione e le esigenze aziendali prima di incontrare un fornitore. Alcuni suggerimenti da considerare:
- Qual è il problema di manutenzione più grande che stai cercando di risolvere?
- Hai bisogno di una pianificazione della manutenzione preventiva?
- È importante poter fare manutenzione predittiva?
- Hai bisogno di gestire il magazzino ricambi?
- Hai bisogno di tenere traccia e conservare le informazioni sugli asset (cronologia delle riparazioni e costi) dall'acquisto allo smaltimento?
- Vuoi essere in grado di gestire e tracciare tutti i tuoi ordini di lavoro da qualsiasi luogo?
- Hai bisogno di allegare checklist agli ordini di lavoro?
- Hai bisogno di approvazioni per gli ordini di lavoro?
- Hai bisogno di caricare foto e altri documenti sugli ordini di lavoro?
- Hai bisogno gestione della flotta?
- Hai bisogno di report dettagliati per audit, ispezioni, ecc.?
- Hai bisogno di gestire le spese di manutenzione?
- Hai bisogno di integrarti con qualche sistema aggiuntivo?
- Hai bisogno di avere una visione chiara delle tue operazioni di manutenzione?
#2 Basato sul cloud o on-premise?
Cloud-based o on-premise, qual è la scelta giusta per la tua azienda? Questa decisione può avere un grande impatto sui costi e sulle risorse di implementazione.
CMMS basato sul cloud
Il software CMMS basato su cloud è un servizio ospitato accessibile tramite Internet.
- Nessun hardware o software da installare.
- Il fornitore gestirà i backup, la sicurezza e gli aggiornamenti.
- I sistemi CMMS basati su cloud consentono alle aziende di concentrarsi sulle responsabilità principali evitando la necessità di assumere risorse aggiuntive.
- Riduzione dei costi iniziali e del costo totale di proprietà (TCO).
- Nessun costo di licenza del software
- Nessun nuovo requisito infrastrutturale
CMMS in sede
Il software di manutenzione in sede viene installato ed eseguito sui computer dell'organizzazione che utilizza il software.
L'organizzazione che acquista il software è responsabile di:
- Acquistare in anticipo i diritti di utilizzo del software.
- Acquista l'attrezzatura necessaria per eseguire il software.
- Installa il software o paga una terza parte per installarlo.
- Personale IT dedicato per supporto e manutenzione.
- Il personale IT controlla la sicurezza e l'utilizzo del software.
- Controllare dati e sistemi complessivi.
- I dati sensibili vengono archiviati e gestiti internamente.
- Sei responsabile di tutti gli aggiornamenti software.
- Le nuove funzionalità e le correzioni di bug spesso comportano costi aggiuntivi.
#3 Valutazione di caratteristiche e vantaggi
Devi assicurarti che il file Caratteristiche dei CMMS proposti hanno tutte le funzionalità per soddisfare le vostre esigenze aziendali. Discuti con i fornitori, richiedi una demo e fai domande. L'obiettivo di un CMMS è automatizzare il maggior numero possibile di processi di manutenzione manuale.
#4 Il CMMS è scalabile?
Quando si sceglie il software CMMS, è importante pensare a come il sistema supporterà le operazioni di manutenzione man mano che la tua organizzazione cresce. Scegliere un sistema scalabile ti farà risparmiare un sacco di soldi e l'esasperazione di cercare un nuovo sistema perché sei diventato troppo grande per il tuo sistema attuale.
Quando pensi a un CMMS devi considerare la crescita futura, l'aggiunta di più utenti o l'archiviazione dei dati, devi assicurarti che il software che stai acquistando sia flessibile per soddisfare le tue crescenti esigenze. Inoltre, funzionalità extra potrebbero comportare costi aggiuntivi che devi considerare.
Se scegli una soluzione CMMS on-premise, devi considerare anche l'acquisto di licenze aggiuntive e il numero di licenze che puoi acquistare. Con utenti aggiuntivi e un database più grande, potrebbe essere necessario acquistare spazio aggiuntivo sul server per ospitare l'ulteriore spazio di archiviazione dei file. Potrebbero inoltre essere necessarie risorse aggiuntive per gestire e mantenere il software CMMS in sede.
#5 Il CMMS è facile da usare?
Facile da usare significa che il software è facile da usare, semplice da capire e ha un'interfaccia pulita per tutte le caratteristiche e funzionalità richieste dalla tua azienda. Ciò che una persona considera “facile” si basa sulle proprie capacità, conoscenze o esperienze. Come superare le diverse competenze? Devi chiedere al venditore che tipo di formazione o video di aiuto offrono. Tieni presente che non tutti gli utenti utilizzeranno tutte le funzionalità, quindi devi assicurarti che gli utenti esperti abbiano le conoscenze e le competenze necessarie per accedere alle funzionalità. La cosa migliore che puoi fare è ottenere una demo e porre domande.
N. 6 Accesso mobile
Selezione di un CMMS con dispositivi mobili L'accesso offre al tuo team di manutenzione la possibilità di gestire le proprie attività di manutenzione da qualsiasi luogo. Ciò aumenta i tempi di risposta, l’efficienza e la produttività. I tecnici possono gestire e completare ordini di lavoro, liste di controllo e altro ancora sui propri dispositivi mobili. Possono effettuare ricerche tra le informazioni storiche o controllare i livelli di inventario nel reparto ricambi direttamente dal proprio dispositivo mobile.
#7 Sicurezza dei dati
La cybersecurity è ormai diventata una parola quotidiana in ogni settore. Con i team di manutenzione e affidabilità degli attacchi ransomware presenti in tutte le strutture, le organizzazioni devono valutare il proprio livello di rischio informatico e mettere in atto piani per garantire che i propri dati CMMS siano protetti.
I venditori dicono di avere una rete sicura, ma è davvero così? Oggi esistono aziende specializzate nell’analisi delle reti di fornitori per garantire che i loro dati siano sicuri. Questi fornitori forniscono Valutazione “Security Scorecard”. loro sulla loro sicurezza in varie categorie. Questo sarebbe un buon momento per scegliere un fornitore con una valutazione del 100%. Quando valuti un fornitore, chiedigli qual è la sua valutazione e di condividere con te la sua scorecard sulla sicurezza informatica.
Un fornitore con un punteggio di sicurezza informatica basso può aprire le porte a violazioni della sicurezza e bloccare la tua attività.
# 8 Costi
Non tutti i CMMS sono uguali e alcuni fornitori di servizi applicano costi aggiuntivi, quindi è necessario porre domande in anticipo per assicurarsi di ottenere ciò che si chiede.
Di seguito sono riportate alcune domande sui prezzi che potresti porre:
- Sono previsti costi separati per la configurazione?
- Il supporto è a pagamento?
- Gli aggiornamenti sono gratuiti?
- Devo fare qualcosa con gli aggiornamenti?
- Ci sono costi per l'hosting?
- Ci sono costi per la formazione?
- Ci sono dei costi addizionali?
Il prezzo della maggior parte dei software CMMS basati sul web dipende dal numero di utenti e dal livello di funzionalità. Ecco i tre piani più comuni:
Piano di abbonamento mensile per utente
Si tratta di un piano di abbonamento mensile, in cui le aziende pagano solo per il numero di dipendenti che effettivamente utilizzano il software. Questi piani sono spesso disponibili in vari livelli a seconda del livello di funzionalità,
Alcuni piani forniscono anche un portale di manutenzione dove chiunque può inviare una richiesta di ordine di lavoro con un ID e una password opzionali.
Piano di abbonamento mensile
Questo piano di abbonamento mensile solitamente include un numero massimo di utenti e luoghi di lavoro, nonché un insieme specifico di funzionalità. Questo abbonamento è strutturato più per le piccole aziende con operazioni di base e un numero limitato di utenti.
Tariffa di licenza perpetua una tantum
I sistemi locali sono strumenti fisicamente installati ed eseguiti sui computer di un'organizzazione. Tutte le spese associate all'installazione, agli aggiornamenti, alla manutenzione, alla correzione di bug, alle licenze, all'archiviazione dei dati, ecc. sono tutte a carico dell'organizzazione che ha acquistato l'hardware in sede. Il canone di licenza perpetua è molto più alto del canone di abbonamento e viene pagato in un'unica soluzione durante l'implementazione.
Versioni gratuite di CMMS
Esistono due tipi di pacchetti CMMS “gratuiti”.
Alcuni fornitori di CMMS affermano che il loro CMMS è "gratuito", ma poi ti addebitano il supporto telefonico ed e-mail, le tariffe di hosting, gli utenti aggiuntivi e altri servizi. Oppure potrebbe non avere alcun supporto.
Esistono altri fornitori di CMMS che offrono versioni gratuite della loro soluzione a pagamento. Ma queste versioni offrono funzionalità e caratteristiche molto limitate per un periodo di tempo limitato. Potresti pensare se vuoi prenderti il tempo e le risorse per utilizzare questo software per un periodo di tempo limitato.
C'è molto lavoro da fare in queste prove di breve durata che non ti danno accesso alle funzionalità di cui hai veramente bisogno e possono essere frustranti o non essere una buona indicazione del software funzionante. Se hai deciso di fare una prova, imposta i criteri con cui desideri lavorare.
Prenditi il tempo necessario per ottenere una demo dal vivo con il venditore. Chiedi a qualcuno del tuo team di manutenzione di partecipare alla demo, perché sono quelli che lo utilizzeranno di più.
#9 Il venditore è credibile?
Assicurati che il venditore sia rispettabile, affidabile e abbia l'esperienza necessaria per affrontare qualsiasi problema che possa sorgere. Dovresti cercare informazioni come il numero di anni di attività, un portafoglio di prodotti, un programma di sicurezza e valutazioni sui siti di recensioni.
Chiedi al fornitore quanti anni di esperienza pratica nel CMMS ha il suo team di supporto. Un fornitore che dispone di un team di vendita con anni di esperienza nella manutenzione effettiva di CMMS è un vero vantaggio. Dover interagire con qualcuno che ha un'esperienza effettiva di più di una settimana di formazione su CMMS è un'indicazione positiva che questo fornitore è seriamente intenzionato a fornire un'ottima esperienza al cliente. Avere esperienza pratica porta molti vantaggi. Parlano la tua lingua, capiscono di cosa stai parlando, possono relazionarsi con qualsiasi situazione e apportano ulteriori raccomandazioni e moltissimi consigli utili. Pensa seriamente a questo venditore.
Controlla le recensioni dei clienti su siti di confronto come Capterra o altri siti di recensioni per vedere cosa hanno da dire gli altri su di loro.
Prenditi il tempo necessario per valutare la tua interazione con il venditore durante la demo. Questa è una decisione importante che stai prendendo e vuoi farla bene la prima volta.
N. 10 Supporto tecnico
Avrai il tuo CMMS per molto tempo, quindi vuoi assicurarti di avere il meglio supporto tecnico. È importante comprendere la base di conoscenze del team tecnico.
* Hanno un'esperienza pratica a lungo termine in modo da farti sentire a tuo agio quando si presenta un'emergenza, qualcuno sarà in grado di comprendere la tua situazione e rispondere facilmente.
* Il supporto tecnico è gratuito per tutta la durata della collaborazione con quel fornitore?
*Come viene fornito il supporto tecnico? (telefono, supporto e-mail o portale web)
* Hai accesso ad altre risorse di auto-aiuto come schermate o video di aiuto?
Alcuni fornitori offrono la chat dal vivo, ma la maggior parte prevede un costo per questa opzione. Alcuni fornitori richiedono l'acquisto di un piano di supporto per ricevere assistenza. Scopri come. gestione dei ricambi contribuisce a operazioni di manutenzione snelle.
Sintesi
Viviamo in un mondo molto veloce e competitivo e le aziende sono chiamate a trovare il modo più conveniente, efficiente ed efficace per far crescere la propria attività ed essere redditizia. L'obiettivo del software CMMS è rendere le operazioni di manutenzione più efficienti automatizzando molti processi, gestendo i dati, eliminando ridondanza ed errore umano. CMMS ti offre gli strumenti per gestire il tuo programma di manutenzione preventiva e prolungare la durata delle tue risorse. Seguendo i suggerimenti sopra descritti per selezionare una soluzione software CMMS ti aiuterà nel processo di selezione di un fornitore che ti aiuterà a soddisfare le tue esigenze per far funzionare la tua organizzazione di manutenzione alle massime prestazioni.
Prossimi passi
Hai ancora domande? Vuoi una demo gratuita” Chiamaci per saperne di più sui vantaggi del software CMMS (computerized Maintenance Management System) e su come l'implementazione di una soluzione software CMMS può aiutarti a migliorare le tue operazioni di manutenzione.
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