Importanza di un ordine di lavoro CMMS
Un ordine di lavoro è molto più di una semplice formalità burocratica: è ciò che trasforma una richiesta di riparazione in un intervento di manutenzione tracciabile, verificabile e documentato. Ecco a cosa serve un ordine di lavoro, le tipologie che utilizzerai e perché gli ordini di lavoro formali sono importanti.
Che cos'è un ordine di lavoro?
Un ordine di lavoro del Sistema di Gestione della Manutenzione Computerizzato (CMMS) può essere una richiesta di riparazione, ripristino o sostituzione di apparecchiature o beni. Una richiesta di ordine di lavoro per un lavoro da svolgere può essere pianificata o assegnata direttamente a un tecnico. Scopri di più cos'è un ordine di lavoro in CMMS e come promuove la responsabilità. Questi ordini di lavoro possono essere generati attraverso vari canali:
- Richieste del cliente
- Esigenze organizzative interne
- Programmi di manutenzione programmata
- Follow-up di ispezioni o audit
Ordine di lavoro vs. richiesta di lavoro: perché la distinzione è importante
I due termini vengono spesso usati in modo intercambiabile, ma rappresentano fasi diverse dello stesso processo, e confonderli è una delle cause più comuni di incomprensione nelle operazioni di manutenzione.
| Richiesta di lavoro | Ordine di lavoro | |
|---|---|---|
| Cos'è | Una segnalazione non verificata secondo cui qualcosa necessita di attenzione | Un compito autorizzato, assegnato e tracciabile |
| Chi può inviarlo? | Chiunque — un dipendente, un inquilino o un occupante che nota un problema | Creato a seguito di una richiesta approvata dal personale addetto alla pianificazione/manutenzione. |
| È stato esaminato? | No, non è stato ancora sottoposto a triage, a una procedura di prioritizzazione o a un'assegnazione. | Sì, qualcuno ha deciso che è reale, necessario, e chi lo sta facendo? |
| Risulta presente nei resoconti/nella storia? | Non prima che diventi un ordine di lavoro | Sì, fa parte del registro di manutenzione dell'apparecchiatura. |
Ogni ordine di lavoro può essere ricondotto a una richiesta, ma non tutte le richieste devono necessariamente trasformarsi in ordini di lavoro: alcune sono duplicati, altre si rivelano non essere problemi reali e altre ancora vengono incluse in lavori già pianificati. Questa distinzione è importante perché rappresenta il punto di controllo in cui qualcuno esamina effettivamente la richiesta prima di impegnare manodopera e materiali.
Lo scopo degli ordini di lavoro
Lo scopo di un ordine di lavoro è avviare un'attività, chiarire cosa deve essere fatto, specificare le date di completamento e fornire istruzioni speciali secondo necessità. Il software di gestione degli ordini di lavoro CMMS aiuta inoltre le organizzazioni a gestire e conservare i dati sui progetti, nonché su risorse, spese e manodopera. Le organizzazioni hanno la flessibilità necessaria per gestire e influenzare il lavoro attuale e futuro, analizzare i dati per apportare miglioramenti, influenzare le spese, controllare i costi del lavoro e rimanere conformi.
Quali sono i tipi di ordini di lavoro e funzioni CMMS?
Ordine di lavoro standard
Un ordine di lavoro standard è un'attività di manutenzione non critica che non è considerata una funzione di manutenzione preventiva, di ispezione, di emergenza, di sicurezza o di manutenzione correttiva. Ecco alcuni esempi:
- Rimozione delle vecchie apparecchiature,
- Impostazione di nuove attrezzature
- I lavori di manutenzione non critici includono progetti il cui scopo è esclusivamente di ammodernamento o di ristrutturazione.
Manutenzione preventiva
Questo ordine di lavoro offre agli utenti la possibilità di pianificare attività di manutenzione di routine eseguite su singole strutture o gruppi di asset. L'ordine di lavoro di manutenzione preventiva offre agli utenti la possibilità di controllare, pianificare, programmare e identificare i materiali, le parti e la manodopera per svolgere il lavoro entro un lasso di tempo specifico. I vantaggi della manutenzione preventiva sono mantenere le attrezzature esistenti in buone condizioni di funzionamento, prevenire i tempi di fermo delle attrezzature, aumentare l'aspettativa di vita degli asset, ridurre il numero di riparazioni importanti e controllare le spese.
Un ordine di lavoro di manutenzione preventiva è uno strumento essenziale per le organizzazioni che desiderano:
- Garantire l'efficacia delle apparecchiature
- Estensione della durata di vita delle risorse
- Pianificazione delle attività di manutenzione ordinaria
- Controllare le spese
- Prevenire i tempi di fermo delle apparecchiature
Prepararsi per le ispezioni
Quando si crea un ordine di lavoro, è possibile definire una serie di punti di ispezione che richiedono a un tecnico della manutenzione di verificare o ispezionare una risorsa in base a quella serie predeterminata di parametri. Un esempio potrebbe essere: durante la manutenzione preventiva o durante un'ispezione, un tecnico di manutenzione dovrebbe esaminare tutti gli elementi dell'insieme di parametri definiti nell'ordine di lavoro. Inoltre, se il tecnico dovesse identificare un problema, è possibile creare un nuovo ordine di lavoro per correggerlo.
Reattivo/di emergenza
Un ordine di lavoro reattivo o di emergenza viene generato quando si verificano guasti alle apparecchiature o guasti alla struttura e si crea un ambiente non sicuro, oppure quando è necessario riparare immediatamente un asset critico. Un ordine di lavoro di emergenza viene utilizzato per registrare e tracciare qualsiasi lavoro eseguito che non fosse stato pianificato in anticipo. Gli ordini di lavoro reattivi offrono ai tecnici della manutenzione la possibilità di:
- Rispondere alle esigenze di riparazione immediate
- Registra e monitora il lavoro non pianificato
- Fornire informazioni dettagliate su guasti e soluzioni
Manutenzione correttiva
Viene generato un ordine di lavoro di manutenzione correttiva per identificare, isolare e correggere i guasti in modo che apparecchiature, macchine o sistemi possano essere ripristinati alle loro condizioni ottimali. Un ordine di lavoro di manutenzione correttiva è pianificato e programmato perché il guasto è stato individuato in un tempo ragionevole e non è stato considerato un'emergenza.
Vantaggi di un ordine di lavoro
L'implementazione di un sistema di ordini di lavoro CMMS offre numerosi vantaggi:
- Controllo migliorato: Migliore gestione delle esigenze di manutenzione
- Prestazioni migliorate: Processi semplificati portano a una maggiore efficienza
- riduzione dei costi: Allocazione ottimizzata delle risorse e manutenzione preventiva
- Maggiore efficienza: Le richieste di lavoro organizzate assicurano che nulla venga trascurato
- Pianificazione flessibile: Il lavoro può essere programmato in orari convenienti
- Controllo dei costi di manodopera: Miglioramento del monitoraggio e della gestione delle ore di lavoro
- Catena di fornitura ottimizzata: Ordinazione anticipata dei materiali per offerte migliori
- Maggiore sicurezza e conformità: Un approccio sistematico alla manutenzione garantisce il rispetto degli standard di sicurezza
Perché gli ordini di lavoro sono importanti?
Gli ordini di lavoro CMMS sono fondamentali per le organizzazioni di tutti i settori perché consentono di:
- Gestire e controllare il lavoro: Gestire in modo efficiente le attività di manutenzione correnti e future
- Facilitare l'analisi dei dati: Fornire spunti per migliorare i processi e il processo decisionale
- Ottimizza l'allocazione delle risorse: Migliorare le strategie di investimento e il controllo delle spese
- Garantire la conformità: Soddisfare i requisiti di sicurezza e normativi
- Aumenta la produttività: Abilita aggiornamenti in tempo reale e condivisione delle informazioni
- Migliorare l'accessibilità: Consenti la creazione di ordini di lavoro da qualsiasi dispositivo, ovunque, in qualsiasi momento
- Migliorare la gestione dei documenti: Mantieni e condividi in modo sicuro documenti e manuali
La giustificazione economica per una manutenzione proattiva e monitorata
Oltre alla questione della documentazione, ce n'è una di natura finanziaria più diretta. Il Federal Energy Management Program del Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti ha studiato il ritorno sugli investimenti in operazioni e manutenzione nelle strutture federali e ha scoperto che i programmi proattivi di O&M hanno superato di gran lunga le soluzioni reattive ad alto costo: le misure incentrate su O&M hanno generato un ritorno medio di 3.83 dollari risparmiati per ogni dollaro investito, con un semplice rimborso di circa 0.26 anni - rispetto a 0.19 dollari risparmiati per ogni dollaro investito e rimborso in 5.26 anno per progetti di ammodernamento delle apparecchiature che affrontano le stesse problematiche.Fonte: Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti, Programma federale di gestione dell'energia — Migliori pratiche per le operazioni e la manutenzione: una guida per raggiungere l'efficienza operativa, versione 3.0)
Quello studio non riguardava specificamente il software per la gestione degli ordini di lavoro, bensì il valore dei programmi di manutenzione e gestione proattivi e ben organizzati in generale. Tuttavia, un sistema formale di gestione degli ordini di lavoro è ciò che rende possibile l'attuazione di un programma proattivo: è il meccanismo che trasforma un "dovremmo probabilmente occuparcene" in un lavoro programmato, assegnato e monitorato, anziché in un problema che aspetta di ingigantirsi.
Domande frequenti – Ordini di lavoro
Quali sono le 5 funzioni principali degli ordini di lavoro?
Identificazione del compito: Gli ordini di lavoro definiscono e descrivono chiaramente l'attività di manutenzione o riparazione che deve essere eseguita. Assegnazione delle risorse: Gli ordini di lavoro aiutano a pianificare e allocare le risorse necessarie per il lavoro. Invio delle attività: Una volta creati, gli ordini di lavoro vengono utilizzati per inviare e comunicare i dettagli del lavoro ai tecnici o ai team di manutenzione assegnati. Esecuzione e documentazione dei lavori: Gli ordini di lavoro costituiscono il luogo centrale in cui documentare il lavoro effettivamente completato, il tempo impiegato, le parti utilizzate e qualsiasi osservazione o problema riscontrato durante il processo. Verifica e chiusuraGli ordini di lavoro facilitano la verifica della qualità del lavoro, la raccolta dei dati pertinenti e la chiusura formale dell'attività di manutenzione.
Quali informazioni chiave devono essere incluse in un ordine di lavoro?
Gli elementi essenziali includono la descrizione dell'attività, il nome del richiedente, il tempo stimato di completamento, il nome dell'assegnatario, l'ubicazione dell'attività e le risorse richieste.
Che aspetto ha e come funziona il eWorkOrders gestire i tipi di ordini di lavoro?
eWorkOrders consente di creare tipologie di ordini di lavoro personalizzati, adattati alle proprie esigenze specifiche, offrendo flessibilità che va oltre le categorie predefinite.
Guarda cosa dicono i nostri clienti
Risorse addizionali
Software di gestione di utensili e matrici
La libreria definitiva di liste di controllo per la manutenzione
Glossario dei termini e delle definizioni della manutenzione
