Le aziende sono sotto una pressione crescente per restare al passo con le ultime tecnologie nel frenetico ambiente economico di oggi. Di conseguenza, c’è una maggiore necessità che i dipendenti adottino nuovi software per migliorare l’efficienza, la collaborazione e le prestazioni complessive. Tuttavia, convincere i dipendenti a utilizzare il nuovo software potrebbe essere difficile. Molti dipendenti potrebbero essere riluttanti al cambiamento, avere un'incomprensione dei vantaggi del software o non essere sicuri di come utilizzarlo correttamente. Come azienda, il tuo successo dipende dall'adozione di questo nuovo software da parte di tutti i tuoi dipendenti. Dire semplicemente loro che devono farlo non ti darà il vantaggio di far sì che i lavoratori lo utilizzino al massimo delle sue potenzialità. Le aziende devono comprendere le frustrazioni dei dipendenti e creare strategie per affrontare le loro preoccupazioni e trovare modi per ispirare i dipendenti ad adottare nuovi software in modo che possano rimanere competitivi e raggiungere gli obiettivi aziendali.
Con il giusto approccio, le aziende possono aiutare i dipendenti a superare le frustrazioni e ad adottare con successo nuovi software. È importante che le aziende creino una cultura che abbracci il cambiamento e riconoscano che può essere un processo difficile per i dipendenti, fornire loro le risorse necessarie, il supporto e una comunicazione chiara può aiutare a facilitare la transizione e aumentare le possibilità di successo. adozione.
Per rendere la transizione il più semplice possibile, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti rapidi per aiutarti a comprendere i problemi e come ispirare il tuo team a iniziare a utilizzare software come CMMS o altre soluzioni software.
Il coinvolgimento dei dipendenti inizia dalla direzione
Come imprenditore, hai due obiettivi principali:
- Implementare processi che manterranno il passo con la tecnologia, faranno crescere il business, semplificheranno i processi e forniranno un ambiente sicuro, pulito e piacevole per i dipendenti.
- Offri un ottimo dipendente esperienza per evitare la frustrazione dei dipendenti.
Selezione del software
Sai che sostituirai o implementerai un nuovo sistema software. Ognuno ha le proprie idee su ciò che vorrebbe, non vorrebbe o è bello avere. Se chiedi a 50 persone cosa vogliono, otterrai centinaia di idee. Questo passaggio è importante per determinare cosa è realmente necessario, cosa prevedi sarà necessario man mano che l'azienda cresce, la flessibilità del software e, naturalmente, budget limitato..
Comunicazioni
- Prima di scegliere un team di selezione del software, devi mettere insieme le comunicazioni per far conoscere ai team il tuo traguardi e obbiettivi).
- Coinvolgi le persone giuste nel processo di selezione. Il team selezionato dovrebbe includere membri che utilizzano il software oggi o lo utilizzeranno. Questi membri principali del team dovrebbero anche tenere riunioni di dipartimento che coinvolgano i singoli team che lo utilizzeranno.
Crea una lista di controllo
Il seguente Lista di controllo è un punto di partenza per aiutarti a scegliere il software giusto per la tua organizzazione:
Fase uno: Identifica le tue esigenze: i membri del team principale dovrebbero lavorare con i loro team per determinare cosa specifico caratteristiche e funzioni sono necessari. Le squadre devono essere realistiche e rendersi conto che esiste un budget che non può essere superato.
- Necessario: cose di cui non possono fare a meno.
- Futuro: cose che attualmente non usi, ma che man mano che l'azienda cresce sarebbe una grande risorsa. Per CMMS forse Asset Mapping per poter visualizzare le tue risorse e gli ordini di lavoro su una mappa.
- Bello da avere: queste sono cose che sarebbe bello avere, ma puoi sempre inserirle nella tua lista nel caso in cui il venditore abbia un pacchetto che include queste funzionalità.
- .Una volta ristretto, comunicato, discusso e concordato questo elenco, sei pronto per il passaggio successivo.
Fase due: Ricerca
Di seguito è riportato un elenco di base che può essere incorporato nei piani della tua organizzazione, poiché ogni organizzazione ha le proprie specifiche e requisiti.
- Ricerca diverse opzioni con diversi fornitori e confronta le loro caratteristiche, prezzi e recensioni.
- Verificare la compatibilità con il software esistente.
- Considera la scalabilità.
- Cerca un'interfaccia intuitiva: assicurati che il software sia facile da navigare e utilizzare per i dipendenti.
- Verificare la presenza di compatibilità mobile.
- Esamina il supporto del fornitore.
- Verificare la presenza di la sicurezza dei dati.
- Prendere in considerazione integrazione con altri strumenti e piattaforme.
- Considera il costo delle varie funzionalità. È qui che gli elenchi che hai creato tornano utili. di (ne hai bisogno adesso, in futuro o bello da avere). Vuoi che il software soddisfi tutti questi requisiti, ma devi anche conoscere dai fornitori i costi "extra" ad essi associati, ora e in futuro.
- Dimostra il software. Questo è importante per ottenere una demo dal vivo. Inserisci il tuo elenco di domande e funzionalità.
Capire perché i dipendenti hanno difficoltà ad adattarsi al nuovo software
La resistenza al cambiamento può essere un problema comune quando si introducono nuovi software o processi in un'organizzazione.
Sono sicuro che ci sono molte ragioni per cui i dipendenti non vogliono adattarsi all'utilizzo del nuovo software, ma questo è un primo esempio di alcuni dei motivi più comuni per cui non vogliono adattarsi al nuovo software. Naturalmente, potrebbe esserci quella persona che non cambierà mai, e non è possibile cambiare idea. Incontrare i dipendenti e comprendere bene ciò che provano può aiutarti a discutere i problemi e elaborare una strategia vantaggiosa per entrambi.
Resistenza al cambiamento: Per una serie di ragioni, i dipendenti possono essere restii al cambiamento quando si tratta di adottare nuove soluzioni Software. La paura dell’ignoto è una spiegazione comune. I dipendenti potrebbero non essere disposti a cambiare le loro routine e abitudini attuali perché si sentono a disagio nell’imparare qualcosa di nuovo. I dipendenti potrebbero anche essere preoccupati per l’impatto del nuovo software sui loro ruoli e carichi di lavoro, nonché per come influirà sulla loro sicurezza lavorativa. I dipendenti possono anche essere restii al cambiamento a causa della mancanza di comprensione del vantaggi del nuovo software, potrebbero non vederne la necessità e potrebbero non essere motivati ad apprenderlo. Inoltre, i dipendenti potrebbero essere riluttanti al cambiamento perché non hanno fiducia nella propria capacità di comprendere il nuovo software; potrebbero sentirsi sopraffatti o insicuri di se stessi, rendendoli meno disposti a provarlo.
Il nuovo software sostituirà il loro lavoro. Un dipendente può ritenere che il nuovo software sostituirà il suo lavoro per una serie di motivi. Uno dei motivi potrebbe essere la mancanza di comprensione dello scopo e della funzione del software. Se un dipendente non capisce come il software lo aiuterà nel suo ruolo attuale o come migliorerà il suo lavoro, è più probabile che creda che sostituirà il suo lavoro.
Un altro motivo potrebbe essere che hanno visto situazioni simili in passato in cui è stata introdotta una nuova tecnologia e sono stati eliminati posti di lavoro, questo può renderli più apprensivi nei confronti del nuovo software e più propensi a pensare che sostituirà il loro lavoro.
Mancanza di comprensione: I dipendenti che non comprendono il nuovo software potrebbero essere meno propensi a utilizzarlo per una serie di motivi. Il problema principale è che i dipendenti potrebbero trovare il software difficile e frustrante da utilizzare se non lo comprendono, provocando emozioni di scoraggiamento e mancanza di volontà di utilizzare il software. Inoltre, se i dipendenti non capiscono come utilizzare il software in modo efficace, potrebbero non essere in grado di svolgere il proprio lavoro nel modo più efficiente possibile, portandoli a credere che il software non valga la pena. Inoltre, la paura dei dipendenti di commettere errori e la mancanza di fiducia nelle proprie capacità di utilizzare il software possono dissuaderli dall'utilizzarlo, con conseguente perdita di produttività. Inoltre, anche la resistenza al cambiamento, soprattutto se il software è nuovo e sconosciuto, può avere un ruolo nel far sì che i dipendenti non vogliano utilizzare il software.
Mancanza di formazione e supporto: Mancanza di formazione e supporto può rappresentare un ostacolo significativo per i dipendenti che desiderano utilizzare il nuovo software. I dipendenti potrebbero sentirsi sopraffatti e non avere le idee chiare su come utilizzare il software se non ricevono la formazione e gli strumenti adeguati per comprenderlo e utilizzarlo in modo efficiente. Ciò può provocare insoddisfazione e mancanza di fiducia nella capacità di utilizzare il software, portandoli a rifiutarsi di utilizzarlo. Inoltre, senza una formazione sufficiente, i dipendenti hanno maggiori probabilità di commettere errori e di avere difficoltà a completare i lavori in modo corretto, con conseguente riduzione della produttività. Inoltre, la mancanza di supporto potrebbe far sentire i dipendenti soli e ignorati, scoraggiandoli ulteriormente dall’utilizzare il software. I dipendenti potrebbero avere difficoltà a gestire problemi o domande che sorgono se non hanno accesso ad assistenza e supporto continui e potrebbero non essere in grado di utilizzare tutto il potenziale del software. la mancanza di formazione e supporto può creare un ambiente in cui i dipendenti non si sentono attrezzati o incoraggiati a utilizzare il nuovo software, con conseguente riduzione dell'utilizzo e implementazione meno efficace.
Complessità: I dipendenti possono affrontare sfide significative quando si tratta di adattarsi al nuovo software. Alcuni software sono complessi e difficili da utilizzare, il che rende difficile per i dipendenti capire come utilizzarli e ottenere le informazioni necessarie di cui hanno bisogno. La complessità del sistema può scoraggiare gli utenti, determinando una mancanza di coinvolgimento. Se il software non è facile da usare e intuitivo, gli utenti potrebbero avere meno probabilità di utilizzarlo perché la navigazione richiede molto tempo ed è frustrante. Di conseguenza, è essenziale assicurarsi che il software sia sviluppato pensando alla facilità d’uso, rendendolo il più semplice possibile da usare e navigare per i dipendenti, al fine di aumentare le possibilità di adozione. Prenditi il tempo necessario per assistere ad una demo dal vivo delle funzioni che intendi utilizzare.
Inconveniente: I dipendenti potrebbero essere restii ad adottare un nuovo software se non viene incorporato nel loro flusso di lavoro quotidiano perché comprendere e utilizzare un nuovo software richiede ulteriore impegno e tempo. Potrebbero credere di avere una buona conoscenza dei processi e degli strumenti attuali e non vedere alcun motivo per cambiare. I dipendenti potrebbero essere riluttanti a passare a un nuovo software se non fornisce miglioramenti o vantaggi significativi rispetto agli strumenti attuali che stanno utilizzando.
Paura di sbagliare: Il cambiamento può essere impegnativo e travolgente e i dipendenti potrebbero temere di non essere in grado di utilizzare il nuovo software in modo efficace ed efficiente. Questa preoccupazione può derivare da una mancanza di fiducia nelle proprie capacità di apprendere cose nuove o da una mancanza di fiducia nel nuovo software. Potrebbero avere paura di commettere errori o di non essere in grado di svolgere il proprio lavoro come prima. Questo timore può indurre i dipendenti a evitare del tutto il nuovo software o a utilizzarlo con parsimonia, incidendo così sulla loro produttività e sulla produttività complessiva del nuovo software. È importante che il management fornisca formazione, supporto e comunicazione chiara adeguati per alleviare queste paure e aiutare i dipendenti ad adottare con successo il nuovo software.
Mancanza di incentivi: I dipendenti potrebbero non essere motivati a dedicare il tempo e gli sforzi necessari per apprendere un nuovo software se non vedono alcun vantaggio dall'utilizzo dello stesso. I dipendenti potrebbero non riconoscere la necessità di utilizzare il software se questo non è direttamente correlato alle loro attività lavorative o non ha un'influenza immediata sulle loro prestazioni lavorative. Potrebbero non essere motivati a abbandonare il software attuale se il programma non aumenta la loro produttività complessiva o la loro soddisfazione lavorativa. La direzione dovrebbe descrivere chiaramente i vantaggi del nuovo software e come migliorerà i processi di lavoro e le prestazioni per incoraggiarne l’adozione.
Le vecchie abitudini sono dure a morire: Ciò può rappresentare un ostacolo significativo per l'adozione di nuovi software da parte dei dipendenti. Le persone sono creature abitudinarie e potrebbero avere difficoltà a cambiare il modo in cui lavorano da molto tempo. Potrebbero sentirsi a proprio agio con il software e i processi che stanno attualmente utilizzando e il pensiero di dover apprendere e utilizzare un nuovo software potrebbe essere opprimente e scoraggiante.
Strategie per incoraggiare i dipendenti
La tecnologia continua a svolgere un ruolo sempre più importante nelle imprese e nei settori di tutte le dimensioni. I dipendenti che sono stati inizialmente formati su sistemi più vecchi o che sono nuovi in un ambiente di lavoro ad alta tecnologia potrebbero avere difficoltà a tenere il passo o addirittura evitare del tutto di utilizzare la nuova tecnologia. Dare ai tuoi dipendenti le risorse di cui hanno bisogno per apprendere e utilizzare le nuove tecnologie è vantaggioso per tutti.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per presentare in modo efficace il nuovo software ai membri del team.
- Comprendi le loro preoccupazioni e obiezioni.
- Una volta compresa la prospettiva del dipendente, puoi affrontare le sue preoccupazioni e mettere in atto un piano per lavorare con lui e ispirarlo a fidanzarsi.
- È inoltre necessario fornire ragioni chiare e convincenti per cui il nuovo software sarà vantaggioso per loro. Un approccio è comunicare la spbenefici specifici che il nuovo software porterà alle loro prestazioni lavorative e ai processi lavorativi, come una maggiore efficienza, una migliore precisione e una maggiore collaborazione.
- Un altro approccio consiste nel fornire formazione e supporto completi per aiutarli a sentirsi a proprio agio e sicuri nell'utilizzo del software. Alcuni fornitori di CMMS come eWorkOrders fornire un registrazione della propria formazione sessione, insieme ad altri video di aiuto, schermate di aiuto e supporto tecnico.
- Fornisci loro un mentore che possa lavorare con loro per aiutarli a comprendere il software e alleviare alcune delle loro frustrazioni. È più facile ascoltare un collega che disturbare la direzione.
- Coinvolgili nella processo di implementazione, come testare e fornire feedback. Ciò può aiutarli a sentirsi più coinvolti nel cambiamento e motivati a utilizzare il nuovo software.
- È inoltre importante considerare l'impatto del cambiamento sui ruoli e sui carichi di lavoro dei dipendenti e apportare le modifiche necessarie per garantire che la transizione sia il più agevole possibile.
- Per garantire che il nuovo software non sostituisca la gestione del lavoro è necessario analizzare l'impatto del software sulla forza lavoro prima che venga implementato. Ciò consentirà all’azienda di vedere se ci sono posti di lavoro che potrebbero essere a rischio e di pianificare di conseguenza.
- Un modo per garantire che il nuovo software non sostituisca il lavoro dei dipendenti è comunicare loro chiaramente lo scopo e la funzione del software. Sottolinea come li aiuterà nei loro ruoli attuali e renderà il loro lavoro più efficiente ed efficace, piuttosto che sostituirlo completamente.
- È importante notare che, in alcuni casi, l'automazione può portare alla sostituzione di alcuni posti di lavoro, ma crea anche nuove opportunità e ruoli che richiedono nuove competenze; è una buona idea avere un piano a lungo termine su come gestire questi cambiamenti.
- È anche una buona idea includere un programma di riqualificazione che aiuti i dipendenti ad acquisire nuove competenze e conoscenze che saranno utili per i loro ruoli futuri nell'organizzazione. Ciò li aiuterà a sentirsi più sicuri nel loro lavoro.
- Fornire informazioni chiare e concise sul software: spiegare come il software li aiuterà nei loro ruoli attuali e come migliorerà il loro lavoro.
- Fornire un canale di comunicazione aperto: fornire ai dipendenti un modulo in cui possono porre domande e interagire con i colleghi sul software. L’interazione e le discussioni tra pari possono aiutare a ridurre le frustrazioni. La direzione dovrebbe far parte di questo gruppo perché aiuterà a identificare eventuali problemi che devono essere affrontati e garantire che i dipendenti si sentano a proprio agio nell'utilizzo del software.
- Creare una cultura positiva intorno alla tecnologia e al cambiamento: creare una cultura in cui i dipendenti si sentano supportati e incoraggiati ad apprendere nuove tecnologie, in questo modo saranno più propensi a sentirsi positivi riguardo al nuovo software e ad essere più disposti ad apprenderlo.
- Mostra il software in azione. Chiedi a un tecnico esperto di dimostrare come migliorerà il processo di lavoro e semplificherà il suo lavoro.
Convincere i dipendenti ad adottare un nuovo software può essere un compito impegnativo, poiché richiede un cambiamento nelle loro abitudini e nel loro modo di lavorare. Per aumentare le possibilità di un'adozione di successo, è importante coinvolgere i dipendenti nel processo, fornire formazione e supporto, rendere il software facile da usare, incentivare l'adozione, dare l'esempio, mostrare risultati in tempo reale, affrontare le preoccupazioni e identificare le cause profonde di resistenza al cambiamento. Inoltre, è importante comunicare il vantaggi del software e come aiuterà i dipendenti nelle loro attività quotidiane per farli sentire più coinvolti nel processo. Seguendo queste strategie, le aziende possono consentire ai propri dipendenti di adottare nuovi software e ottenere i risultati desiderati.
Investi nei tuoi dipendenti
I tuoi dipendenti sono la tua risorsa più preziosa e, una volta che vedranno quanto investi in loro, continueranno a fornire valore.
Per gestire correttamente il tuo personale, devi considerare le cose dal punto di vista dei tuoi dipendenti. Ogni dipendente è diverso e richiede un approccio diverso alla gestione e alla formazione.
I tuoi dipendenti sono la tua risorsa più preziosa e, una volta che vedranno quanto investi in loro, continueranno a fornire valore. Investire nel tuo team è un passo importante per garantire che siano in grado di adottare nuovi software e tecnologie in modo efficace. Ciò può includere la fornitura di formazione e supporto per il nuovo software o anche qualche corso di aggiornamento sul vecchio software, nonché la creazione di un ambiente di lavoro positivo e di supporto. Investendo nel tuo team, fornisci loro le risorse e il supporto di cui hanno bisogno per avere successo, il che a sua volta porterà a un miglioramento della produttività e della soddisfazione sul lavoro. Questo investimento può anche aiutare a creare fiducia e lealtà, il che li renderà più propensi ad abbracciare il cambiamento e ad essere aperti all’adozione di nuovi software e tecnologie. Nel complesso, investire nel proprio team è una decisione aziendale intelligente che ripagherà a lungo termine attraverso il miglioramento delle prestazioni, la fidelizzazione dei dipendenti e la soddisfazione.
Domande frequenti sull'adozione del CMMS da parte dei dipendenti
Come posso coinvolgere i dipendenti nell'utilizzo del nuovo CMMS?
Per aumentare l'adozione da parte dei dipendenti, è fondamentale enfatizzare i vantaggi e la facilità d'uso del sistema CMMS. Descrivi come renderà le loro attività quotidiane più facili e più efficienti. Mantenere una comunicazione aperta, coinvolgere i dipendenti nel processo di selezione e formazione e affrontare le loro preoccupazioni. Fornisci formazione continua attraverso vari metodi come sessioni pratiche, video e webinar.
Come posso superare la resistenza al cambiamento?
La resistenza al cambiamento è comune quando si implementa un nuovo software. Affrontare questo problema ottenendo innanzitutto l’accettazione della leadership, che potrà poi sostenere l’adozione del CMMS. Comunicare chiaramente le ragioni del cambiamento e i vantaggi derivanti dall’utilizzo del nuovo sistema. Inizia in piccolo con un gruppo pilota prima di estenderlo all'intero team per identificare e risolvere tempestivamente i problemi.
Come posso affrontare le preoccupazioni dei dipendenti riguardo al CMMS?
Prestare molta attenzione alle preoccupazioni e ai dubbi dei dipendenti sull'utilizzo del nuovo CMMS. Condurre sondaggi o sessioni di feedback per comprendere le loro prospettive. Quindi, affronta in modo approfondito le loro obiezioni spiegando come il software può risolvere tali problemi e rendere il loro lavoro più efficiente. Investire tempo per risolvere i problemi porterà a una maggiore adozione del sistema.