Panoramica
Kings River Packing, un affermato coltivatore di agrumi con sede in California, si è rivolto a noi alla ricerca di un modo migliore per gestire le operazioni di manutenzione e l'inventario. Avviando la propria attività all'inizio del 1800, questo coltivatore ha fornito al paese un'abbondanza di arance, mandarini, limoni e altro ancora. Dalla raccolta al confezionamento, mantenere le attrezzature in funzione al massimo delle prestazioni, garantire che l'inventario dei pezzi di ricambio fosse adeguatamente rifornito, gestire le risorse e il tempo insieme al rispetto delle norme di conformità e sicurezza, sono solo alcune delle sfide che questo coltivatore/trasformatore ha dovuto affrontare . Dato che la loro attività è stagionale, qualsiasi interruzione delle operazioni aziendali ha un grande impatto sui profitti. Con l’attività in rapida crescita, tenere traccia di tutto era ormai diventato un grosso problema. Avevano bisogno di un modo per gestire tutte le operazioni e i processi di manutenzione in modo più efficiente.
Abbiamo incontrato Aaron, che è il responsabile della manutenzione presso Kings River Packaging ed è responsabile di garantire che la struttura e le operazioni di manutenzione vengano eseguite con la massima efficienza. Di seguito, Aaron ha condiviso la sua esperienza nell'utilizzo eWorkOrders CMMS e lavorare con il nostro team.
Sfida aziendale
Da tempo gestiamo le operazioni di manutenzione delle nostre strutture utilizzando carta, matita, fogli di calcolo e tanti schedari. Con la continua crescita della nostra attività e la gestione di un vasto numero di risorse in più sedi, il nostro processo attuale era inefficiente e inaffidabile.
Non disporre di un programma affidabile di manutenzione delle attrezzature e delle risorse può richiedere molto tempo ed essere molto costoso. Il nostro team di manutenzione aveva difficoltà a determinare quando e come effettuare la manutenzione dei componenti principali delle apparecchiature e a tenere uno storico accurato delle riparazioni effettuate. Con più sedi, cercare di gestire l'inventario dei pezzi di ricambio era quasi impossibile. Con la crescita della nostra organizzazione, avevamo bisogno di un modo migliore per gestire le nostre risorse, l'inventario dei pezzi di ricambio, tenere traccia del tempo dei tecnici, tenere traccia degli acquisti e gestire l'intero processo delle operazioni di manutenzione in un'unica posizione centralizzata. Volevamo anche una soluzione che incorporasse la tecnologia dei dispositivi mobili (come i tablet) in modo che i nostri tecnici potessero avere accesso alle informazioni sull'inventario, ricevere notifiche e completare gli ordini di lavoro in tempo reale.
Oltre alle attività di manutenzione, stavamo cercando di acquistare un sistema separato per gestire gli ordini di acquisto per il nostro inventario dei ricambi. Avevamo bisogno di un programma che offrisse funzionalità personalizzate sia per l'approvvigionamento dell'inventario che per la contabilità. Avevamo bisogno di mantenere uno storico dei fornitori e dei prezzi dei beni acquistati per un approvvigionamento e un rifornimento rapidi. (Dopo aver parlato con il nostro account manager all'indirizzo eWorkOrders, è stato un sollievo scoprire che il loro CMMS poteva gestirlo per noi.)
Anche l’accuratezza delle informazioni sulle risorse era una grande preoccupazione. L'utilizzo di carta, matita e fogli di calcolo e l'unione dei dati di più fogli di calcolo in uno solo non funzionavano più. Il nostro processo attuale richiedeva molto tempo, era soggetto a errori e le risorse venivano monitorate in modo incoerente. Senza una chiara comprensione della situazione delle nostre operazioni di manutenzione, sapevamo che doveva esserci un modo più efficiente per semplificare i processi e gestire tutte le nostre operazioni di manutenzione. Il nostro obiettivo era disporre di informazioni e costi accurati sulla manutenzione degli asset per determinare la produttività e l'aspettativa di vita utile dei nostri asset.
La Soluzione
Scegliamo attraverso un'indagine approfondita, demo e recensioni con vari fornitori eWorkOrders. Il eWorkOrders La soluzione CMMS che abbiamo implementato ci ha dato la possibilità di gestire facilmente le nostre operazioni di manutenzione, insieme ad una visione chiara delle nostre operazioni complessive, a un prezzo molto conveniente.
Quattro fattori hanno influenzato la nostra decisione: facilità d'uso, funzionalità, assistenza clienti e costi. eWorkOrders offre un pacchetto molto completo e fa di tutto per soddisfare e superare le aspettative. Li abbiamo trovati molto convenienti, con un ampio portafoglio di funzionalità e in grado di ascoltare le nostre richieste ed esigenze.
Avere accesso a così tante funzionalità e utilizzare tutti i moduli forniti è una delle chiavi del nostro successo. Avere tutto in un'unica posizione centralizzata a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo utilizzando un computer, uno smartphone o un dispositivo mobile è un grande vantaggio per tenere il passo con le informazioni in tempo reale.
Con il modulo Ordini di lavoro, siamo in grado di visualizzare la cronologia degli ordini di lavoro, informazioni sulla riparazione, aggiungere liste di controllo, caricare immagini e manuali, chiudere ordini di lavoro e molto altro ancora da qualsiasi luogo.
Abbiamo una forza lavoro diversificata di dipendenti (molti che non hanno mai utilizzato un computer e alcuni che non hanno mai utilizzato nemmeno un dispositivo mobile) e molti che parlano principalmente spagnolo. Con eWorkOrders, siamo in grado di assegnare e monitorare gli ordini di lavoro per una maggiore gestione dei tempi dei nostri meccanici oltre a limitare i “fermi macchina” delle attrezzature produttive. La capacità di acquisire e analizzare i dati sulle prestazioni analitiche ci ha permesso di comprendere meglio i nostri processi e come apportare modifiche significative alle nostre procedure operative standard.
Il modulo Gestione inventario ci fa risparmiare tempo e denaro. Non è stato necessario implementare un sistema separato di ordini di acquisto per gestire il nostro inventario e le spese dovute eWorkOrders Modulo di gestione dell'inventario che monitora automaticamente i livelli di inventario. Quando i livelli di inventario raggiungono la quantità minima, un ordine di acquisto verrà automaticamente generato e inviato ai fornitori per il rifornimento e siamo stati in grado di personalizzare le impostazioni minime e massime in base ai modelli di consumo degli articoli. Il modulo Inventario dei pezzi di ricambio ha aumentato i nostri tempi di produzione dell'80% riducendo i tempi di inattività, tenendo traccia automaticamente dei livelli di inventario e generando ordini di acquisto per mantenere rifornito il nostro inventario dei pezzi di ricambio.
Il modulo di Manutenzione Preventiva ci dà la possibilità di pianificare e gestire le risorse appropriate nel momento più conveniente per le nostre operazioni aziendali. Avere questa funzionalità ha ridotto i tempi di inattività e aumentato la nostra produttività del 75%. Questo modulo ci ha anche dato la possibilità di rimanere conformi alla manutenzione preventiva richiesta sia per la sicurezza che per le specifiche del produttore.
Reporting e Dashboard sono stati un vero toccasana. Siamo in grado di generare report dettagliati che soddisfano le richieste alimentari e di sicurezza, creare dashboard che forniscono visualizzazioni immediate degli indicatori chiave di prestazione (KPI) rilevanti per tutte le nostre operazioni di manutenzione.
Grazie alla funzionalità di accesso mobile, il mio team ha accesso a tutti i propri dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò ha permesso ai manager di interagire secondo necessità con i nostri tecnici anche lavorando da remoto.
eWorkOrders L'assistenza clienti va oltre le nostre aspettative. oltre al eWorkOrders Team di gestione dell'account e personale di supporto tecnico, Jeff Roscher, proprietario e presidente di eWorkOrders sono sempre disponibili per rispondere a qualsiasi domanda o discutere eventuali nuove funzionalità oltre alle loro ampie offerte Standard ed Enterprise.
Implementazione/Attuazione
Avere eWorkOrders ospitare il nostro CMMS offre notevoli risparmi sui costi. Non dobbiamo sostenere le spese per l'acquisto di software, l'installazione e la gestione dell'hardware (inclusi gli aggiornamenti) per il nostro sistema CMMS e non abbiamo bisogno di assumere risorse aggiuntive per supportarlo.
Michele era il nostro Account Manager ed è rimasto con noi durante l'intera implementazione e continuiamo a rimanere in contatto con lei. L'inserimento delle informazioni necessarie nel sistema (il “setup” iniziale) è molto intuitivo e il eWorkOrders il personale ha reso il trasferimento/l'inserimento delle informazioni comprensibile e facile da usare. I nostri processi erano più complessi avendo uno staff che non parlava inglese, né utilizzava un computer o un dispositivo mobile, quindi questo ha reso le cose un po’ impegnative. Con eWorkOrders portali di facile utilizzo, si sono adattati rapidamente e sono stati in grado di essere molto produttivi utilizzando il sistema.
Il eWorkOrders Il team tecnico è estremamente utile per rendere operativo il nostro team e fornire ulteriori consigli e supporto per consentirci di integrarci rapidamente.
Conformità
La sicurezza alimentare e la sicurezza dei dipendenti sono le principali preoccupazioni della nostra attività. Un CMMS è uno dei migliori sistemi che un facility manager può implementare per garantire di disporre degli strumenti necessari per raggiungere e mantenere la conformità. Un CMMS monitora digitalmente gli sforzi di manutenzione monitorando gli ordini di lavoro, fornendo al team di manutenzione l'accesso a procedure e processi standard, monitorando la cronologia delle risorse e altro ancora.
eWorkOrders CMMS ci fornisce report molto dettagliati ed estesi a cui è facile accedere da qualsiasi luogo, anche dal mio smartphone. L'OSHA e i miei fornitori che richiedono copie dei rapporti sulla sicurezza sono rimasti molto colpiti dalla capacità di recuperare rapidamente questi rapporti e dal livello di dettaglio fornito da questi rapporti. Un sistema CMMS aiuta inoltre le organizzazioni a fornire report per ottenere la conformità ai codici federali, indipendentemente dal fatto che si tratti del Titolo 21 CFR 11 o di qualsiasi altro regolamento. Le informazioni sono sempre a portata di mano.
Risultati
Teniamo traccia di oltre 3,500 codici univoci all'anno, nonché di oltre 1,800 ordini di acquisto e 2,400 acquisti spot. Con l'implementazione di eWorkOrders automatizzando e razionalizzando i nostri processi per ordini di lavoro, inventario e manodopera, i nostri risparmi stimati sui costi sono stati di oltre $ 500,000 nell'ultimo anno. Abbiamo inoltre inserito oltre 13,000 ordini di lavoro di cui ora disponiamo di un registro consultabile che diventa di grande valore quando eseguiamo analisi e inestimabile quando utilizziamo tale registro come prova per un ente governativo in caso di incidente.
Sommario
eWorkOrders ci ha fornito gli strumenti più potenti disponibili per aiutarci a organizzare le nostre operazioni di manutenzione, lavorare in modo più efficiente ed essere più produttivi. Gli ordini di lavoro e le risorse sono ora monitorati in modo più efficace e la direzione ha ora una visione chiara delle operazioni di manutenzione in tutte le nostre sedi in tempo reale.
L'enorme database di report è facile da usare e si è rivelato estremamente vantaggioso e utile. I nostri clienti rimangono molto colpiti quando forniamo loro rapidamente rapporti che mostrano la documentazione dettagliata necessaria per dimostrare a un revisore OSHA che un compito di sicurezza è stato eseguito nei tempi previsti e che eventuali incidenti che potrebbero essersi verificati non sono dovuti a negligenza. I rapporti vanno oltre le loro aspettative.
Attraverso l'implementazione eWorkOrders CMMS, ora siamo in grado di visualizzare facilmente le metriche KPI su tutte le nostre operazioni di manutenzione. Questo sistema ci offre gli strumenti e la sicurezza per garantire che le nostre apparecchiature critiche rimangano operative e che vi siano interruzioni minime nelle nostre operazioni aziendali.
eWorkOrders La soluzione CMMS basata sul web ci consente di fornire una soluzione di gestione della manutenzione facile da usare, potente e completa in tutte le nostre strutture."
La conclusione è: “Non riesco a immaginare di lavorare senza eWorkOrders CMMS e io non vorremmo!”